Guide för nybörjare' till Office 365 för småföretag

Office 365 är en prenumerationsbaserad molnversion av Microsoft Office som också ger tillgång till molnverktyg som OneDrive, Skype for Business och Microsoft Teams. Småföretagare gillar Office 365 eftersom det är prisvärt och levereras med många extrafunktioner. Microsoft rullar ut uppdateringar regelbundet, och Office 365:s administratörsportal gör det enkelt att hantera användarbehörigheter och genomdriva uppdateringar. Men om du aldrig har varit programvaruadministratör och inte har tid att lära dig mer om administratörsportalen – eller om du har ett mycket litet team som inte behöver alla molntjänster som Microsoft erbjuder – kan det vara bättre att kolla in alternativ som Googles G Suite.

Om du går vidare med att införa Office 365, är det här vad du kan förvänta dig.

Office 365-prenumerationsnivåer

Microsoft erbjuder företagsinriktade versioner och versioner för personlig användning av Office 365. Den här artikeln fokuserar på företagslinjen, men frilansare och entreprenörer får ofta den personliga versionen för dubbel användning. Som med många programvaru-as-a-service-produkter är avgifterna för Office 365 per användare och månad, men de faktureras årligen. Det finns ett alternativ att betala månadsvis, men det slutar med att du betalar mer totalt sett, så vi rekommenderar att du väljer den årliga vägen. Här är en översikt över de tre prenumerationsnivåerna:

  • Office 365 Business Essentials: Den billigaste versionen av Office 365 är Essentials. Den kostar bara 5 dollar i månaden per användare och inkluderar tillgång till Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype for Business och Microsoft Teams. Detta paket innehåller också tillgång till webbversioner av Outlook, Word, Excel och PowerPoint, men inte till programmen, vilket innebär att du inte får offline-åtkomst. En annan begränsning med denna prenumerationsnivå är att du bara kan installera Office-appar på upp till fem telefoner och fem surfplattor; med de andra prenumerationsnivåerna kan du också installera dem på upp till fem Macs eller datorer åt gången.
  • Office 365 Business: Med 8,25 dollar per användare och månad är Office 365 Business fortfarande prisvärt. Den här versionen innehåller alla Office-program (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote och Access för datorer) samt tillgång till OneDrive. Däremot ingår inte de andra Microsoft-tjänsterna (Exchange, SharePoint, Skype for Business och Microsoft Teams). Beroende på hur stort ditt team är och vilka behov du har av samarbete spelar detta kanske ingen roll. Det andra potentiella problemet med den här prenumerationsnivån är att den inte omfattar företagsmejl, vilket innebär att du inte kan skapa en egen e-postadress och att du inte kommer att ha lika mycket e-postlagring som du får med de andra prenumerationsnivåerna, som båda erbjuder 50 GB brevlådeutrymme och egna e-postdomäner.
  • Office 365 Business Premium: Precis som de andra versionerna har den högsta nivån av Office 365 stöd för upp till 300 användare. Den kostar 12,50 dollar per användare och månad. Denna prenumeration innehåller allt som de andra två nivåerna erbjuder, med tillägg av Microsoft Connections, Microsoft Listings, Outlook Customer Manager, Microsoft Invoicing, Microsoft Bookings, MileIQ och Microsoft Business Center. Vi rekommenderar att du undviker denna servicenivå om du inte har en konkret plan för att använda alla dessa ytterligare Microsoft-produkter, varav de flesta förmodligen inte är nödvändiga för mindre verksamheter. Dessutom finns det många appar från tredje part som kan göra det som dessa tilläggsprogram gör, med mer lättillgängliga gränssnitt.

Office 365 vs. Microsoft 365

Office 365 är en molnbaserad svit av produktivitetsappar som du förmodligen känner till; Outlook, Word, Excel, PowerPoint osv. Microsoft 365 är ett paket av tjänster som inkluderar Office 365 samt saker som Windows 10 Enterprise.

Kom igång med Office 365

Som med de flesta produkter tillåter Microsoft nya användare att prova Office 365 gratis, men på riktigt Microsoft-manér måste du fylla i ett formulär för att göra det. Du kan också köpa Office 365 direkt från webbplatsen. När du har angett relevant information, som teamets storlek och prenumerationsnivå, kan du hantera nedladdningar av programvaran till en Mac eller PC och kontrollera vilka maskiner som redan har den installerad. Du kan skicka inbjudningar till andra i teamet så att de också kan ladda ner den.

Avhängigt av teamets storlek, den teknik du använder för närvarande och din tillgång till intern teknisk support kanske du vill anlita ett tredjepartsföretag eller en konsult för att hjälpa dig med implementeringsprocessen. För att få en uppfattning om vad implementeringen av Office 365 innebär kan du kolla in allmänna guider om processen, men tänk på att tidslinjerna varierar drastiskt från företag till företag. Etablerade företag som migrerar till Office 365 från ett befintligt system kommer naturligtvis att ha en längre genomförandeperiod än små verksamheter utan redan befintliga system.

Efter den grundläggande implementeringen kan du utforska ytterligare anpassningar med hjälp av tillägg som finns tillgängliga i Microsofts app-butik. Var dock försiktig med att implementera för många appar för snabbt. Office 365 har många inbyggda funktioner, och tilläggsprogram kan skapa mer arbete för programvaruadministratörer.

Vad är Microsoft 365 för företag?

Microsoft 365 är en prenumerationstjänst som gör att du kan driva din organisation i molnet medan Microsoft hanterar IT och tillhörande enheter. Microsoft skyddar dig också mot eventuella cyberhot och förser dig med alla uppdateringar och den senaste affärsmjukvaran. Genom att registrera dig för Microsoft 365 Business får du dessutom tillgång till samma verktyg som du får när du prenumererar på Office 365 Business Premium. Detta gör att du kan arbeta från praktiskt taget var som helst samtidigt som du får ta del av de fördelar och premiumfunktioner som Microsoft har blivit känt för. Det gör det också möjligt för dig att samarbeta med medlemmar i ditt team samt med andra företagspartner. Vad ingår i Microsoft 365 för företag?

Om du prenumererar på Microsoft 365 för företag får du tillgång till följande funktioner:

  • Abonnemangsbaserade betalningar: I stället för att betala stora kostnader i förväg betalar du en liten månadsavgift för den här tjänsten.
  • Support dygnet runt: Du kommer att kunna kontakta webbsupport dygnet runt.
  • Månadsvisa uppdateringar: Du får omedelbar tillgång till nya funktioner och uppdateringar varje månad.
  • Skrivbordsversioner av Office-appar: Genom att köpa Microsoft 365 for Business får du tillgång till de fullständiga versionerna av Outlook, Word, Excel, PowerPoint och OneNote.
  • Molnlagring: Du får upp till 1 TB bekvämt OneDrive-molnlagringsutrymme.
  • En licens för Office-appar: Du kan använda apparna på upp till fem mobila enheter samt upp till fem datorer eller Macs.
  • Professionellt digitalt berättande: Med hjälp av Sway kan du också skapa engagerande nyhetsbrev, presentationer, webbaserade nyhetsbrev, utbildningsmaterial med mera.

Hur fungerar Office 365 for Business?

Office 365 gör det möjligt för företagare att samarbeta med en mängd olika yrkesverksamma över hela världen. När du har registrerat dig för prenumerationstjänsten kan du börja arbeta med företagsrelaterade dokument som kan revideras av vem du vill. Därför kan du skapa dokument och annat affärsrelaterat material som kan redigeras av flera författare i realtid.

Nyligen uppdaterade Office 365-uppdateringar

Microsoft uppdaterar ständigt molnprodukter som Office 365 med förbättrade designfunktioner och funktionalitet. Bland de senaste tilläggen finns följande:

  • Uppgraderingar till Skype: Om Skype ingår i det Office 365-paket du har kan du uppgradera gratis. Den senaste versionen av Skype innehåller snabbare laddningstider, gratis HD-videosamtal för grupper, direkt fildelning (upp till 300 MB, med ett dra-och-släpp-gränssnitt) och ett chattgalleri som liknar andra chattar för företagsanvändning med @-notiser, notifikationer, teman och bot-tillägg.
  • Förenklat bandet: Microsoft lovar att det nuvarande bandet (verktygsfältet högst upp på skärmen) fortfarande kommer att vara tillgängligt för dem som vill ha det. Men det kommer också att finnas en ny version som är ”utformad för att hjälpa användare att fokusera på sitt arbete och samarbeta naturligt med andra”. Det nya bandet kommer att innehålla smartare sökalternativ som drivs av AI, nya färgteman, nya ikoner med mera.
  • Stöd för Microsofts översättare: Den här funktionen har lagts till i Word, Excel och PowerPoint. Under fliken Granska kan du nu översätta hela dokument eller välja delar av texten.
  • PowerPoint-förbättringar: Zoom är ett nytt dynamiskt navigeringsalternativ för presentation av diabilder. Du får miniatyrbilder som du kan klicka på för att lägga till en animation. En ny övergång, kallad Morph, har lagts till i PowerPoint. Med den kan du lägga till smidiga rörelser mellan diabilder.
  • Nya funktioner i Excel: Excel lägger till sex nya funktioner: CONCAT, IFS, MAXIFS, MINIFS, SWITCH och TEXTJOIN: Excel lägger till nya funktioner som CONCAT, IFS, MAXIFS, MINIFS, SWITCH och TEXTJOIN. CONCAT liknar CONCATENATE, men har dessutom stöd för intervallreferenser. MAXIFS kan ge dig det största talet i ett intervall och MINIFS ger dig det minsta talet. SWITCH utvärderar ett värde mot en lista med värden för att hitta det resultat som motsvarar det första matchande värdet. TEXTJOIN kan kombinera text från flera intervall.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.