4 olika typer av affärsskrivande stilar

Världen av affärsskrivande kan verka vidsträckt. Varje kontor verkar ha variationer av dokument, var och en med sina personliga mallar och branschfokus. Varierande scenarier kräver varierande former av affärsskrivande. De otaliga dokumenten kan dock destilleras till fyra huvudsakliga stilkategorier.

Varje kategori har sitt övergripande mål. Utifrån målet faller vart och ett av de många affärsdokumenten inom dessa fyra breda segment. Att förstå dessa konceptuella indelningar hjälper dig att vägleda dina beslut om val av dokument och mål.

Instruktivt affärsskrivande

Instruktivt affärsskrivande förser läsaren med den information som behövs för att slutföra en uppgift. Uppgiften kan behöva utföras omedelbart eller vara för framtida referens.

Denna typ av dokument måste bryta ner en process i steg som är begripliga för läsaren. Den skriftliga dokumentationen måste ta hänsyn till läsarens kunskap om området, uppgiftens omfattning samtidigt som variationer eller potentiella problem integreras.

Exempel:

    • Användarmanual: en handledning som är inriktad på att låta kunden använda en produkt. Effektiva användarmanualer är avgörande för en bra användarupplevelse och en nöjd kund. Användarmanualer betraktas ofta som en del av tekniskt skrivande, vilket är nära besläktat med affärsskrivande.
    • Specifikationer: ett tekniskt dokument som ger en översikt över en produkt eller process som gör att den kan konstrueras eller rekonstrueras av en obekant men kunnig användare, vilket möjliggör en effektiv distribution.
    • Memo: en kort notis om ny information som delas inom en stor grupp i en organisation. Memot kan innehålla en direkt instruktion eller vara en referens om hur framtida uppgifter ska utföras.

Informationell affärsskrivning

Inte all affärsskrivning kräver handling. En stor del av skrivandet skapas som referens eller för att registreras. Denna kategori kan inkludera några av de mindre glamorösa men ändå viktiga dokumenten.

Registrering av affärsinformation på ett korrekt och konsekvent sätt är viktigt för att markera framsteg, förutsäga framtida arbete samt för att uppfylla juridiska och avtalsmässiga förpliktelser.

Exempel:

    • Rapport: Kanske är den största delen av informationsskrivandet rapportskrivande. Organisationer förlitar sig på rapporter för att agera, för att kommunicera affärsmässig och teknisk information, för att fånga upp utfört arbete, för att registrera incidenter, för att slutföra projekt och rekommendationer och för att fungera som ett arkiv. En välskriven rapport gör det möjligt för läsaren att lätt förstå innehållet och, i förekommande fall, fatta välgrundade beslut.
    • Finansiell information: dokument som beskriver ett företags ekonomiska situation. Dessa redogörelser ger en skattemässig ögonblicksbild av ett företag under en bestämd period.
    • Protokoll: en sammanfattning av förhandlingarna vid ett möte. Ett protokoll över diskussioner, beslut och uppgifter för deltagare och andra.

Persuasive Business Writing

När människor tänker på affärsskrivande tänker de ofta på kategorin persuasive writing. Dessa dokument är i allmänhet förknippade med försäljning. Det övertygande skrivandet kan vara direkt, med fokus på en specifik artikel, eller indirekt, med fokus på att utveckla kundrelationen.

Målet är tvåfaldigt: att förmedla information och att övertyga läsaren om att den presenterade informationen erbjuder det bästa värdet. Texten är skriven för att imponera på läsaren och påverka dennes beslut.

Exempel:

    • Förslag: Dessa dokument beskriver ett erbjudande om en produkt eller tjänst till en specifik potentiell kund. I förslaget presenteras i allmänhet projektöversikt, fördelar, tidsplan, kostnader och kompetens.
    • Försäljningsmejl: Ett mejl som skrivs till ett stort antal personer för att presentera en produkt eller tjänst. Lär dig hur du skriver ett säljmejl.
    • Pressmeddelande: en text som skrivs för journalister och media för att presentera ny information. Texten syftar till att övertala läsaren att dela innehållet i sina egna kanaler

Transactional Business Writing

Vardagskommunikation faller under transactional business writing. Majoriteten av detta skrivande sker via e-post, men omfattar även officiella brev, formulär och fakturor. Ett enkelt sätt att snabbt förbättra ditt transaktionella affärsskrivande är att gå en onlinekurs.

De här dokumenten används för att utveckla den allmänna verksamheten. De används också för att förmedla goda och dåliga nyheter, ofta i samband med personalprocesser.

Exempel:

  • E-post: dokument som används för att snabbt förmedla information mellan personal eller kunder i affärsverksamhet. Lär dig hur du skriver ett e-postmeddelande för företag.
  • Uppsägningsmeddelande: det här brevet ger det officiella sammanhanget och procedurdetaljer i samband med uppsägning av en anställning.

Stilpåminnelser

Även om målet med dokumentet varierar, gör inte kärnan i affärsmässigt skrivande det. Här är några användbara stilpåminnelser.

    • Effektivt professionellt skrivande är skrivet med en tydligt definierad målgrupp och syfte i åtanke. Detta är ett resultatinriktat skrivande. Texten hjälper läsaren att göra eller veta något.
    • Skrivstilen ska vara skriven för att vara kortfattad, relevant och begriplig. Överdrivna formuleringar, jargong eller ovidkommande information hör inte hemma i någon typ av affärsskrift. Varje del av dokumentet stöder kommunikationen av syftet till läsaren.
    • Givetvis är bra skrivande fritt från grammatik- och stavfel och felaktig information.

Varje affärsdokument faller in i en av dessa fyra kategorier. Genom att fastställa kategorin kan du bättre förstå syftet med ditt dokument. Denna insikt kommer att förbättra ditt affärsskrivande.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.