4 Tipuri de stiluri de redactare pentru afaceri

Lumea redacției de afaceri poate părea vastă. Fiecare birou pare să aibă variații de documente, fiecare cu șabloanele sale personalizate și cu accent pe industrie. Scenarii variate necesită forme variate de redactare de afaceri. Cu toate acestea, nenumăratele documente pot fi distilate în până la patru categorii principale de stil.

Care categorie are scopul său general. În funcție de obiectiv, fiecare dintre numeroasele documente de afaceri se încadrează în aceste patru mari segmente. Înțelegerea acestor diviziuni conceptuale vă va ajuta să vă ghidați deciziile cu privire la alegerea documentului și a obiectivului.

Scrisul de afaceri instructiv

Scrisul de afaceri instructiv oferă cititorului informațiile necesare pentru a îndeplini o sarcină. Sarcina poate avea nevoie să fie îndeplinită imediat sau poate fi pentru referințe viitoare.

Acest tip de document trebuie să descompună un proces în pași care sunt inteligibili pentru cititor. Documentul scris trebuie să țină cont de cunoștințele cititorului în domeniu, de domeniul de aplicare al sarcinii, integrând în același timp variațiile sau problemele potențiale.

Exemple:

    • Manual de utilizare: un ghid axat pe a permite clientului să utilizeze un produs. Manualele de utilizare eficiente sunt cruciale pentru o experiență bună a utilizatorului și pentru un client mulțumit. Manualele de utilizare sunt adesea considerate ca făcând parte din scrierea tehnică, care este strâns legată de scrierea de afaceri.
    • Specificații: un document tehnic care oferă o schiță a unui produs sau a unui proces care permite ca acesta să fie construit sau reconstruit de către un utilizator nefamiliarizat, dar cunoscător, permițând o distribuție eficientă.
    • Memo: o scurtă notificare a unor informații noi împărtășite în cadrul unui grup mare dintr-o organizație. Memorandumul poate include o instrucțiune directă sau poate fi o referință cu privire la modul de îndeplinire a unor sarcini viitoare.

Scrisori de afaceri informaționale

Nu toate scrierile de afaceri necesită acțiune. Un volum mare de scrieri este creat pentru referință sau înregistrare. Această categorie poate include unele dintre documentele mai puțin pline de farmec, dar totuși esențiale.

Înregistrarea informațiilor de afaceri cu acuratețe și consecvență este importantă pentru marcarea progresului, prezicerea activității viitoare, precum și pentru respectarea obligațiilor legale și contractuale.

Exemple:

    • Raport: probabil că cea mai mare parte a scrierii informaționale este scrierea de rapoarte. Organizațiile se bazează pe rapoarte pentru a acționa, pentru a comunica informații tehnice și de afaceri, pentru a surprinde munca finalizată, pentru a înregistra incidente, pentru a finaliza proiecte și recomandări și pentru a acționa ca o arhivă. Un raport bine scris permite cititorului să înțeleagă cu ușurință conținutul și, dacă este cazul, să ia decizii în cunoștință de cauză.
    • Financiar: documente care prezintă starea financiară a unei companii. Aceste situații oferă un instantaneu fiscal al unei companii pe o perioadă definită.
    • Procese-verbale: un rezumat al procedurilor unei ședințe. O înregistrare a discuțiilor, a deciziilor și a sarcinilor pentru participanți și alte persoane.

Scrisori de afaceri persuasive

Când oamenii se gândesc la scrierile de afaceri, se gândesc adesea la categoria scrierilor persuasive. Aceste documente sunt, în general, asociate cu vânzările. Scrisul persuasiv poate fi direct, cu accent pe un articol specific, sau indirect, cu accent pe dezvoltarea relației cu clientul.

Obiectivul este dublu: să transmită informații și să convingă cititorul că informațiile prezentate oferă cea mai bună valoare. Textul este scris pentru a impresiona cititorul și a influența decizia acestuia.

Exemple:

    • Propuneri: aceste documente prezintă o ofertă de produs sau serviciu pentru un anumit client potențial. Propunerea prezintă, în general, prezentarea generală a proiectului, beneficiile, calendarul, costurile și competența.
    • Email de vânzări: un email scris către un număr mare de persoane pentru a prezenta un produs sau un serviciu. Aflați cum să scrieți un e-mail de vânzări.
    • Comunicat de presă: un text scris pentru jurnaliști și mass-media care prezintă informații noi. Textul are scopul de a convinge cititorul să împărtășească conținutul prin propriile canale

Transactional Business Writing

Comunicarea de zi cu zi se încadrează în domeniul tranzacțional business writing. Cea mai mare parte a acestei scrieri se face prin e-mail, dar include și scrisori oficiale, formulare și facturi. O modalitate ușoară de a vă îmbunătăți rapid scrierea tranzacțională de afaceri este de a urma un curs online.

Aceste documente sunt folosite pentru a progresa operațiunile generale. Ele sunt, de asemenea, folosite pentru a transmite vești bune și rele, adesea asociate cu procesele de resurse umane.

Exemple:

  • Email-uri: documente folosite pentru a comunica rapid informații între angajați sau clienți în activitățile de afaceri. Aflați cum să scrieți un e-mail de afaceri.
  • Înștiințare de concediere: această scrisoare oferă contextul oficial și detaliile procedurale asociate cu încetarea contractului de muncă.

Memorandumuri de stil

În timp ce scopul documentului variază, nucleul scrisului de afaceri nu variază. Iată câteva reamintiri de stil utile.

    • Scrisul profesional eficient este scris având în vedere un public și un scop clar definit. Aceasta este o scriere orientată spre rezultate. Textul îl ajută pe cititor să facă sau să știe ceva.
    • Stilul de redactare trebuie să fie scris pentru a fi concis, relevant și ușor de înțeles. Excesul de formulare, jargonul sau informațiile străine nu-și au locul în nici un tip de scriere de afaceri. Fiecare element al documentului sprijină comunicarea scopului către cititor.
    • Desigur, o scriere bună nu conține greșeli gramaticale și ortografice și informații inexacte.

Care document de afaceri se încadrează într-una din aceste patru categorii. Prin determinarea categoriei, veți înțelege mai bine scopul documentului dumneavoastră. Această înțelegere vă va îmbunătăți redactarea documentelor de afaceri.

.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.