4 Tipos de Estilos de Escrita Empresarial

O mundo da escrita empresarial pode parecer vasto. Cada escritório parece ter variações de documentos, cada um com os seus modelos personalizados e foco na indústria. Cenários variáveis requerem formas variadas de escrita de negócios. No entanto, os inúmeros documentos podem ser destilados em quatro categorias de estilo principal.

Cada categoria tem o seu objectivo geral. Com base no objetivo, cada um dos muitos documentos de negócios se enquadra dentro destes quatro grandes segmentos. A compreensão dessas divisões conceituais ajudará a orientar suas decisões sobre a escolha do documento e do objetivo.

Escrita Empresarial Institucional

Escrita Empresarial Institucional fornece ao leitor as informações necessárias para completar uma tarefa. A tarefa pode precisar ser realizada imediatamente ou pode ser para referência futura.

Este tipo de documento deve quebrar um processo em passos que sejam compreensíveis para o leitor. O registro escrito deve levar em conta o conhecimento do leitor sobre a área, o escopo da tarefa enquanto integra variações ou problemas potenciais.

Exemplos:

    • Manual do Usuário: um guia focado em permitir que o cliente utilize um produto. Manuais de usuário eficazes são cruciais para uma boa experiência do usuário e para um cliente satisfeito. Manuais de usuário são freqüentemente considerados parte da escrita técnica, que está intimamente relacionada à escrita comercial.
    • Especificações: um documento técnico que fornece um esboço de um produto ou processo que permite que ele seja construído ou reconstruído por um usuário desconhecido, mas conhecedor, permitindo uma distribuição eficaz.
    • Memo: uma breve notificação de novas informações compartilhadas dentro de um grande grupo em uma organização. O memorando pode incluir uma instrução direta ou ser uma referência sobre como completar tarefas futuras.

Escrita Empresarial Informativa

Nem toda escrita empresarial requer ação. Um grande volume de escrita é criado para referência ou registo. Esta categoria pode incluir alguns dos documentos menos glamorosos mas ainda essenciais.

Recording business information accurate and consistently is important for marking progress, predicting future work, as well as complying with legal and contractual obligations.

Examples:

    • Report: talvez a maior parte da escrita informativa seja escrita de relatório. As organizações dependem de relatórios para agir, para comunicar informações comerciais e técnicas, para capturar trabalhos concluídos, para registrar incidentes, para finalizar projetos e recomendações, e para agir como um arquivo. Um relatório bem escrito permite ao leitor compreender facilmente o conteúdo e, se aplicável, tomar decisões informadas.
    • Financials: documentos que descrevem o estado financeiro de uma empresa. Estas declarações fornecem um instantâneo fiscal de uma empresa durante um período definido.
    • Ata: um resumo dos procedimentos de uma reunião. Um registro das discussões, decisões e atribuições para os participantes e outros.

Escrita persuasiva de negócios

Quando as pessoas pensam em escrita de negócios, elas frequentemente pensam na categoria de escrita persuasiva. Estes documentos são geralmente associados a vendas. A escrita persuasiva pode ser direta, com foco em um item específico, ou indireta, com foco no desenvolvimento da relação com o cliente.

O objetivo é duplo: transmitir informação e convencer o leitor de que a informação apresentada oferece o melhor valor. O texto é escrito para impressionar o leitor e influenciar sua decisão.

Exemplos:

    • Propostas: estes documentos esboçam uma oferta de um produto ou serviço para um cliente potencial específico. A proposta geralmente apresenta uma visão geral do projeto, benefícios, cronograma, custos e competência.
    • Email de vendas: um email escrito a um grande número de pessoas para lançar um produto ou serviço. Saiba como escrever um e-mail de vendas.
    • Press Release: um texto escrito para jornalistas e mídia apresentando novas informações. O texto visa persuadir o leitor a compartilhar o conteúdo através de seus próprios canais

Escrita Empresarial Transacional

A comunicação cotidiana se enquadra na escrita empresarial transacional. A maioria desta escrita é por e-mail, mas também inclui cartas oficiais, formulários e faturas. Uma maneira fácil de melhorar rapidamente a sua escrita de negócios transacional é fazer um curso online.

Estes documentos são usados para progredir nas operações gerais. Também são usados para transmitir boas e más notícias, muitas vezes associadas a processos de recursos humanos.

Exemplos:

  • Emails: documentos usados para comunicar rapidamente informações entre funcionários ou clientes em atividades comerciais. Aprenda como escrever um e-mail de negócios.
  • Aviso de despedimento: esta carta fornece o contexto oficial e detalhes processuais associados ao despedimento.

Lembretes de estilo

Embora o objectivo do documento varie, o núcleo da escrita empresarial não o faz. Aqui estão alguns lembretes de estilo úteis.

    • Escrita profissional eficaz é escrita com um público claramente definido e com um propósito em mente. Esta é uma escrita orientada para resultados. O texto ajuda o leitor a fazer ou saber algo.
    • O estilo de escrita deve ser escrito para ser conciso, relevante e compreensível. Palavras em excesso, jargão, ou informação estranha não têm lugar em nenhum tipo de escrita de negócios. Cada elemento do documento suporta a comunicação do propósito ao leitor.
    • De certeza, uma boa escrita é livre de erros gramaticais e ortográficos e informações imprecisas.

Cada documento de negócios se enquadra em uma destas quatro categorias. Ao determinar a categoria, você entenderá melhor o objetivo do seu documento. Esta percepção irá melhorar a escrita do seu negócio.

Deixe uma resposta

O seu endereço de email não será publicado.