Przewodnik dla początkujących' po usłudze Office 365 dla małych firm

Office 365 to oparta na subskrypcji wersja pakietu Microsoft Office w chmurze, która oferuje również dostęp do narzędzi w chmurze, takich jak OneDrive, Skype for Business i Microsoft Teams. Właściciele małych firm lubią pakiet Office 365, ponieważ jest niedrogi i zawiera wiele dodatków. Microsoft regularnie wprowadza aktualizacje, a portal administracyjny Office 365 ułatwia zarządzanie uprawnieniami użytkowników i wymuszanie aktualizacji. Jeśli jednak nigdy nie byłeś administratorem oprogramowania i nie masz czasu na poznanie portalu administratora – lub jeśli masz bardzo mały zespół, który nie potrzebuje wszystkich usług w chmurze oferowanych przez Microsoft – możesz lepiej sprawdzić alternatywne rozwiązania, takie jak G Suite firmy Google.

Jeśli pójdziesz naprzód z przyjęciem Office 365, oto czego możesz się spodziewać.

Poziomy subskrypcji Office 365

Microsoft oferuje wersje Office 365 skoncentrowane na biznesie i do użytku osobistego. Ten artykuł koncentruje się na linii biznesowej, ale freelancerzy i wykonawcy często otrzymują wersję osobistą do podwójnego użytku. Podobnie jak w przypadku wielu produktów typu software-as-a-service, opłaty za Office 365 są za użytkownika miesięcznie, ale są one rozliczane rocznie. Istnieje opcja, aby zapłacić na zasadzie miesiąc do miesiąca, ale będziesz w końcu płacić więcej ogólnie, więc zalecamy iść roczną trasę. Oto przegląd trzech poziomów subskrypcji:

  • Office 365 Business Essentials: Najtańsza wersja Office 365 to Essentials. To tylko 5 dolarów miesięcznie za użytkownika i obejmuje dostęp do Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype for Business i Microsoft Teams. Pakiet ten obejmuje również dostęp do wersji internetowych programów Outlook, Word, Excel i PowerPoint, ale nie do aplikacji, co oznacza, że nie masz dostępu w trybie offline. Kolejnym ograniczeniem tego poziomu subskrypcji jest możliwość zainstalowania aplikacji Office na maksymalnie pięciu telefonach i pięciu tabletach; w przypadku innych poziomów subskrypcji można je również zainstalować na maksymalnie pięciu komputerach Mac lub PC jednocześnie.
  • Office 365 Business: W cenie 8,25 USD za użytkownika miesięcznie, Office 365 Business jest nadal przystępny cenowo. Ta wersja zawiera wszystkie aplikacje pakietu Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote i Access dla komputerów PC), a także dostęp do usługi OneDrive. Nie obejmuje jednak innych usług firmy Microsoft (Exchange, SharePoint, Skype for Business i Microsoft Teams). W zależności od wielkości zespołu i potrzeb w zakresie współpracy, może to mieć znaczenie lub nie. Innym potencjalnym problemem związanym z tym poziomem subskrypcji jest to, że nie obejmuje on służbowej poczty e-mail, co oznacza, że nie można utworzyć niestandardowego adresu e-mail i nie będziesz mieć tyle miejsca do przechowywania wiadomości e-mail, ile otrzymujesz w przypadku innych poziomów subskrypcji, z których oba oferują 50 GB miejsca na skrzynki pocztowe i niestandardowe domeny e-mail.
  • Office 365 Business Premium: Podobnie jak inne wersje, najwyższa warstwa usługi Office 365 obsługuje do 300 użytkowników. Kosztuje 12,50 USD za użytkownika miesięcznie. Ta subskrypcja zawiera wszystko, co oferują dwa pozostałe poziomy, z dodatkiem Microsoft Connections, Microsoft Listings, Outlook Customer Manager, Microsoft Invoicing, Microsoft Bookings, MileIQ i Microsoft Business Center. Zalecamy unikanie tego poziomu usług, chyba że masz konkretny plan wykorzystania wszystkich tych dodatkowych produktów Microsoft, z których większość prawdopodobnie nie jest niezbędna dla mniejszych firm. Ponadto, istnieje wiele aplikacji firm trzecich, które mogą zrobić to, co te dodatki, z bardziej przystępnych interfejsów.

Office 365 vs. Microsoft 365

Office 365 to oparty na chmurze pakiet aplikacji produktywnych, które prawdopodobnie znasz; Outlook, Word, Excel, PowerPoint, itp. Microsoft 365 to pakiet usług obejmujący Office 365, a także takie rzeczy, jak Windows 10 Enterprise.

Rozpoczęcie pracy z Office 365

Jak w przypadku większości produktów, Microsoft pozwala nowym użytkownikom wypróbować Office 365 za darmo, ale w prawdziwej modzie Microsoft, musisz wypełnić formularz, aby to zrobić. Można również zakupić Office 365 outright bezpośrednio z witryny. Po wprowadzeniu odpowiednich informacji, takich jak wielkość zespołu i poziom subskrypcji, można zarządzać pobieraniem oprogramowania na komputer Mac lub PC oraz sprawdzać, na których komputerach jest ono już zainstalowane. Możesz wysłać zaproszenia do innych osób w zespole, aby mogli go pobrać, jak również.

W zależności od wielkości zespołu, technologii, której obecnie używasz i dostępu do wewnętrznego wsparcia technicznego, może chcesz zatrudnić firmę zewnętrzną lub konsultanta, aby pomóc w procesie wdrażania. Aby zorientować się, co pociąga za sobą wdrożenie Office 365, sprawdź ogólne przewodniki na temat procesu, ale należy pamiętać, że ramy czasowe różnią się drastycznie od firmy do firmy. Ugruntowane firmy, które migrują do Office 365 z istniejącego systemu, będą naturalnie miały dłuższy okres wdrożenia niż małe operacje bez systemów już w miejscu.

Po podstawowym wdrożeniu, można zbadać dalsze dostosowania poprzez dodatki dostępne w sklepie Microsoft app store. Należy jednak zachować ostrożność przy zbyt szybkim wdrażaniu zbyt wielu aplikacji. Office 365 ma wiele wbudowanych funkcji, a dodatki mogą przysporzyć więcej pracy administratorom oprogramowania.

Czym jest Microsoft 365 for Business?

Microsoft 365 to usługa subskrypcji, która umożliwia prowadzenie organizacji w chmurze, podczas gdy Microsoft zarządza IT i powiązanymi urządzeniami. Microsoft chroni Cię również przed potencjalnymi cyberzagrożeniami oraz zapewnia Ci wszystkie aktualizacje i najnowsze oprogramowanie biznesowe. Dodatkowo, rejestrując się w usłudze Microsoft 365 Business, zyskujesz dostęp do tych samych narzędzi, które otrzymujesz w ramach subskrypcji Office 365 Business Premium. Dzięki temu możesz pracować praktycznie z dowolnego miejsca, korzystając z zalet i funkcji premium, z których słynie firma Microsoft. Umożliwia to również współpracę z członkami zespołu oraz innymi podmiotami powiązanymi z firmą. Co wchodzi w skład usługi Microsoft 365 dla Firm?

Jeśli wykupisz subskrypcję usługi Microsoft 365 dla Firm, uzyskasz dostęp do następujących funkcji:

  • Płatności oparte na subskrypcji: Zamiast ponosić duże koszty z góry, będziesz płacić niewielką miesięczną opłatę za tę usługę.
  • Całodobowa pomoc techniczna: Będziesz mógł skontaktować się ze wsparciem internetowym 24/7.
  • Miesięczne aktualizacje: Otrzymasz natychmiastowy dostęp do nowych funkcji i aktualizacji każdego miesiąca.
  • Desktopowe wersje aplikacji Office: Kupując Microsoft 365 for Business, uzyskasz dostęp do pełnych wersji programów Outlook, Word, Excel, PowerPoint i OneNote.
  • Pamięć masowa w chmurze: Otrzymasz do 1 TB wygodnej przestrzeni dyskowej w chmurze OneDrive.
  • Jedna licencja na aplikacje Office: Możesz korzystać z aplikacji na maksymalnie pięciu urządzeniach mobilnych, a także na maksymalnie pięciu komputerach PC lub Mac.
  • Profesjonalne cyfrowe opowiadanie historii: Z pomocą aplikacji Sway będziesz mógł również tworzyć wciągające biuletyny, prezentacje, biuletyny internetowe, materiały szkoleniowe i inne.

Jak działa Office 365 for Business?

Office 365 umożliwia właścicielom firm współpracę z wieloma różnymi specjalistami na całym świecie. Po zarejestrowaniu się w usłudze subskrypcji możesz rozpocząć pracę nad dokumentami biznesowymi, które mogą być przeglądane przez dowolną osobę. Dlatego można tworzyć dokumenty i inne materiały związane z biznesem, które mogą być edytowane przez kilku autorów w czasie rzeczywistym.

Ostatnie aktualizacje Office 365

Microsoft stale aktualizuje produkty w chmurze, takie jak Office 365, wprowadzając ulepszone cechy projektu i funkcje. Najnowsze dodatki obejmują następujące elementy:

  • Uaktualnienia do programu Skype: Jeśli program Skype jest zawarty w posiadanym pakiecie Office 365, można go uaktualnić za darmo. Najnowsza wersja Skype’a zawiera szybsze czasy ładowania, bezpłatne rozmowy wideo HD dla grup, bezpośrednie udostępnianie plików (do 300 MB, z interfejsem „przeciągnij i upuść”) oraz galerię czatów, która wygląda bardzo podobnie do innych czatów używanych w biznesie, ze wzmiankami @, powiadomieniami, motywami i dodatkami dla botów.
  • Uproszczona wstążka: Microsoft obiecuje, że obecna wstążka (pasek narzędzi na górze ekranu) nadal będzie dostępna dla tych, którzy tego chcą. Jednak będzie również nowa wersja, która jest „zaprojektowany, aby pomóc użytkownikom skupić się na swojej pracy i współpracować naturalnie z innymi.” Nowa wstążka będzie zawierać inteligentniejsze opcje wyszukiwania zasilane przez AI, nowe motywy kolorystyczne, nowe ikony i więcej.
  • Obsługa translatora Microsoft: Funkcja ta została dodana do programów Word, Excel i PowerPoint. Na karcie Recenzja można teraz tłumaczyć całe dokumenty lub wybrane fragmenty tekstu.
  • Usprawnienia programu PowerPoint: Zoom to nowa opcja dynamicznej nawigacji podczas prezentowania slajdów. Pojawiają się miniatury, które można kliknąć, aby dodać animację. Do programu PowerPoint dodano nowe przejście o nazwie Morph. Pozwala ono dodać płynny ruch między slajdami.
  • Nowe funkcje w programie Excel: Excel dodaje sześć nowych funkcji: CONCAT, IFS, MAXIFS, MINIFS, SWITCH i TEXTJOIN. CONCAT jest podobny do CONCATENATE, ale dodaje obsługę odwołań do zakresów. MAXIFS może zwrócić największą liczbę z zakresu, a MINIFS zwróci najmniejszą. SWITCH analizuje jedną wartość względem listy wartości, aby znaleźć wynik odpowiadający pierwszej pasującej wartości. TEXTJOIN może łączyć tekst z wielu zakresów.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.