Beginner's Guide to Office 365 for Small Business

Office 365は、Microsoft Officeのサブスクリプションベースのクラウド版で、OneDrive、Skype for Business、Microsoft Teamsなどのクラウドツールへのアクセスも提供されます。 Office 365は、手頃な価格で、多くの追加機能が付いているため、中小企業のオーナーはOffice 365を気に入っています。 Microsoftは定期的にアップデートを提供しており、Office 365の管理者ポータルでは、ユーザーの権限管理やアップデートの強制を簡単に行うことができます。 しかし、ソフトウェアの管理者になったことがなく、管理者ポータルについて学ぶ時間がない場合、またはMicrosoftが提供するすべてのクラウドサービスを必要としない非常に小さなチームを持っている場合、GoogleのG Suiteなどの代替手段をチェックする方がよいかもしれません。

Office 365 のサブスクリプション層

Microsoft は Office 365 のビジネス向けバージョンと個人向けバージョンを提供しています。 本記事ではビジネスラインに焦点を当てていますが、フリーランスや契約社員は兼用で個人版を取得することが多いようです。 多くのSaaS型製品と同様、Office 365の料金は1ユーザーあたりの月額だが、年単位で請求される。 月単位で支払うオプションもありますが、最終的に支払う金額が多くなるため、年単位で支払うことをお勧めします。 以下は、3つのサブスクリプションレベルの概要です:

  • Office 365 Business Essentials: Office 365の最も安価なバージョンはEssentialsです。 1ユーザーあたり月額わずか5ドルで、Exchange、OneDrive、SharePoint、Skype for Business、Microsoft Teamsへのアクセスが含まれています。 このパッケージには、Outlook、Word、Excel、PowerPointのWeb版へのアクセスも含まれているが、アプリケーションへのアクセスは含まれていない。つまり、オフラインでのアクセスはできないのだ。 このサブスクリプション層では、Office アプリケーションを最大 5 台の電話と 5 台のタブレットにしかインストールできないという制限もあります。 Office 365 Businessは、1ユーザーあたり月額8.25ドルで、まだ手頃な価格です。 このバージョンには、すべての Office アプリケーション (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access for PC) と OneDrive へのアクセスが含まれています。 ただし、その他のマイクロソフトのサービス(Exchange、SharePoint、Skype for Business、Microsoft Teams)は含まれません。 チームの規模やコラボレーションのニーズによって、これは問題ではないかもしれません。 また、50GBのメールボックススペースとカスタムメールドメインを提供する他のサブスクリプションレベルと比較して、メールストレージの容量が少ないことも、このサブスクリプションレベルの潜在的な問題です。
  • Office 365 Business Premium。 他のバージョンと同様に、Office 365の最上位層は、最大300ユーザーをサポートします。 料金は1ユーザーあたり月額12.50ドルです。 このサブスクリプションには、他の 2 つのレベルが提供するすべてのものが含まれ、Microsoft Connections、Microsoft Listings、Outlook Customer Manager、Microsoft Invoicing、Microsoft Bookings、MileIQ および Microsoft Business Center が追加されます。 このレベルのサービスは、これらの追加マイクロソフト製品をすべて利用する具体的な計画がない限り、避けることをお勧めします。 さらに、これらのアドオンが行うことを、よりアクセスしやすいインターフェイスで行うことができるサードパーティアプリがたくさんあります。

Office 365 vs. Microsoft 365

Office 365 は、Outlook、Word、Excel、PowerPoint など、おそらく皆さんがよく知っている、生産性アプリケーションのクラウド ベース スイートです。 Microsoft 365 は、Office 365 に加え、Windows 10 Enterprise などのサービスをバンドルしています。 また、Web サイトから直接 Office 365 を購入することもできます。 チームの規模や契約レベルなどの関連情報を入力すると、MacやPCへのソフトウェアのダウンロードを管理し、どのマシンにすでにインストールされているかを確認することができます。

チームの規模、現在使用している技術、社内の技術サポートへのアクセスによっては、サードパーティの企業やコンサルタントに導入プロセスの支援を依頼したほうがよいかもしれません。 Office 365の導入がどのようなものかを知るには、そのプロセスに関する一般的なガイドをチェックしてみてください。 既存のシステムからOffice 365に移行する老舗企業は、すでにシステムがない小規模な企業よりも当然、導入期間が長くなります。

基本的な導入が済んだら、Microsoft app storeで入手できるアドオンでさらなるカスタマイズを検討することが可能です。 ただし、あまりに多くのアプリを短期間で導入することには注意が必要です。 Microsoft 365は多くの機能を内蔵しており、アドオンはソフトウェア管理者の仕事を増やす可能性があります。 また、マイクロソフトは、潜在的なサイバー脅威からお客様を保護し、すべてのアップデートと最新のビジネスソフトウェアを提供します。 さらに、Microsoft 365 Businessにサインアップすると、Office 365 Business Premiumに加入したときと同じツールを利用できるようになります。 これにより、マイクロソフトが誇るメリットとプレミアム機能を享受しながら、事実上どこからでも仕事ができるようになります。 また、チームメンバーや他のビジネスパートナーとのコラボレーションも可能になります。 Microsoft 365 for Businessには何が含まれていますか?

Microsoft 365 for Business に加入すると、次の機能を利用できるようになります:

  • サブスクリプションベースの支払い。
  • 24 時間体制のサポート:多額の費用を前払いするのではなく、少額の月額料金を支払ってサービスを利用することができます。
  • 月々の更新。
  • デスクトップ版Officeアプリケーション:Microsoft 365 for Businessを購入すると、Outlook、Word、Excel、PowerPoint、OneNoteのフルバージョンを利用できます。
  • クラウドストレージ。 クラウドストレージ:便利なOneDriveのクラウドストレージスペースが最大1TB提供されます。
  • Officeアプリの1ライセンス:最大5台のモバイルデバイスと最大5台のPCまたはMacでアプリを使用できます。
  • Professional digital storytelling: Swayを使用すれば、魅力的なニュースレター、プレゼンテーション、Webベースのニュースレター、トレーニング資料などを作成することもできます。

Office 365 for Businessの仕組み

Office 365では、ビジネスオーナーが世界中のさまざまな専門家とコラボレーションできるようにすることが可能です。 サブスクリプションサービスにサインアップすると、誰でも修正可能なビジネス関連文書に取りかかることができます。 したがって、複数の作成者がリアルタイムで編集できるドキュメントやその他のビジネス関連資料を作成できます。

Recent Office 365 updates

Microsoft は Office 365 などのクラウド製品を常に更新し、デザイン性や機能性を高めています。 最近の追加機能は次のとおりです。

  • Skype のアップグレード:お持ちの Office 365 パッケージに Skype が含まれている場合は、無料でアップグレードできます。 Skype の最新バージョンには、ロード時間の短縮、グループ向けの無料の HD ビデオ通話、ファイルの直接共有 (最大 300MB、ドラッグ アンド ドロップ インターフェイス)、@ メンション、通知、テーマ、ボット アドオンなど、他のビジネス用チャットとよく似たチャット ギャラリーが含まれています。 Microsoft は、現在のリボン (画面上部のツールバー) は、必要な人が引き続きアクセスできるようにすることを約束します。 しかし、「ユーザーが仕事に集中し、他の人と自然に共同作業ができるように設計された」新しいバージョンも用意されます。 新しいリボンには、AIによるスマートな検索オプション、新しいカラーテーマ、新しいアイコンなどが含まれます。
  • Microsoft Translatorのサポート。 この機能は、Word、Excel、PowerPointに追加されました。 レビュー] タブで、ドキュメント全体を翻訳したり、テキストの一部を選択したりできるようになりました。
  • PowerPoint の改善。 ズームは、スライドを提示するための新しい動的なナビゲーション オプションです。 クリックできるサムネイルがあり、アニメーションを追加することができます。 PowerPoint にモーフと呼ばれる新しいトランジションが追加されました。 これにより、スライド間に滑らかな動きを加えることができます。
  • Excel の新しい関数。 Excelに6つの新しい関数が追加されます。 CONCAT、IFS、MAXIFS、MINIFS、SWITCH、TEXTJOINです。 CONCAT は CONCATENATE に似ていますが、範囲参照のサポートが追加されています。 MAXIFSは範囲内の最大の数値を取得し、MINIFSは最小の数値を返します。 SWITCHは、ある値を値のリストに対して評価し、最初にマッチした値に対応する結果を見つけます。 TEXTJOINは、複数の範囲からテキストを結合することができます。

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