ビジネス文書の4つの種類と使い分け】

ビジネス文書の世界は、広大に見えるかもしれません。各オフィスには、それぞれ独自のテンプレートと業界に特化したさまざまな文書があるようです。さまざまなシナリオで、さまざまな形式のビジネス文書が必要になります。しかし、無数の文書は、4つの主要なスタイルカテゴリに抽出することができます。

各カテゴリには、その全体的な目標があります。その目的に基づいて、多くのビジネス文書のそれぞれは、この4つの大きなセグメントに分類されます。これらの概念的な区分を理解することは、あなたの文書の選択とgoal.

Instructional Business Writing

指示のビジネス文章は、タスクを完了するために必要な情報を読者に提供するのに役立つだろう。タスクはすぐに達成する必要があるかもしれませんし、将来の参考のためかもしれません。

このタイプの文書は、読者に理解できるステップにプロセスを分解する必要があります。

ユーザーマニュアル：顧客が製品を使用できるようにすることに焦点を当てたガイドです。効果的なユーザーマニュアルは、良いユーザーエクスペリエンスと顧客の満足に不可欠です。
仕様書：製品やプロセスの概要を説明する技術文書で、不慣れだが知識のあるユーザーが構築または再構築できるようにし、効果的に配布できるようにする。メモには直接的な指示が含まれることもあれば、将来のタスクを完了するための参考資料となることもある。

すべてのビジネス文書に行動が必要というわけではない。参考や記録として作成される文章も大量にあります。

ビジネス情報を正確かつ一貫して記録することは、進捗状況の確認、将来の仕事の予測、法律や契約上の義務の遵守に重要です。

レポート：おそらく情報提供のための文章の大部分はレポート作成です。組織は、行動するために、ビジネスや技術情報を伝えるために、完了した仕事を把握するために、事故を記録するために、プロジェクトや提案を確定するために、そしてアーカイブとして機能するために報告書に頼っている。よくできたレポートであれば、読者は簡単に内容を把握し、場合によっては情報に基づいた意思決定を行うことができます。
財務：企業の財務状況を概説した文書。
議事録：会議の議事録の要約。

ビジネスライティングといえば、説得力のある文章のカテゴリーを思い浮かべる人が多いのではないでしょうか。これらの文書は、一般に販売に関連しています。説得力のある文章は、特定の項目に焦点を当てた直接的なものと、顧客との関係を発展させることに焦点を当てた間接的なものがあります。

提案書：これらの文書は、特定の潜在的なクライアントへの製品やサービスの提供の概要を説明するものである。提案書は一般的に、プロジェクトの概要、利点、スケジュール、コスト、および能力を提示します。
セールスメール：製品やサービスを売り込むために、多くの人に向けて書かれたメールです。セールスメールの書き方についてはこちら
プレスリリース：ジャーナリストやメディア向けに書かれた、新しい情報を提示する文章です。読者が自分のチャンネルでコンテンツを共有するよう説得することを目的とした文章です

日常的なコミュニケーションは、トランザクション型のビジネスライティングに該当します。このライティングの大半はEメールですが、公式の手紙、フォーム、請求書なども含まれます。トランザクション・ライティングを短期間で上達させる簡単な方法は、オンラインコースを受講することです。

これらの文書は、一般的な業務を進行するために使用されます。また、人事プロセスに関連して、良いニュースや悪いニュースを伝えるためにも使用されます。

文書の目的はさまざまですが、ビジネス文書の中核はそうではありません。

効果的なプロフェッショナル・ライティングは、明確に定義された読者と目的を念頭に置いて書かれています。これは、結果重視のライティングです。文章は、読者が何かをしたり、知ったりするのに役立ちます。
文体は、簡潔で適切、かつ理解しやすいように書かれるべきです。過剰な表現、専門用語、余計な情報は、どのようなタイプのビジネス文書にも当てはまらない。もちろん、良い文章には、文法やスペルの間違い、不正確な情報が含まれていません。カテゴリを決定することで、文書の目標をよりよく理解することができます。この洞察は、あなたのビジネス文書を向上させます。