4 tipi di stili di scrittura aziendale

Il mondo della scrittura aziendale può sembrare vasto. Ogni ufficio sembra avere variazioni di documenti, ognuno con i suoi modelli personalizzati e il suo focus sul settore. Scenari diversi richiedono forme diverse di scrittura aziendale. Tuttavia, gli innumerevoli documenti possono essere distillati in quattro categorie principali di stile.

Ogni categoria ha il suo obiettivo generale. In base all’obiettivo, ognuno dei molti documenti aziendali rientra in questi quattro grandi segmenti. Capire queste divisioni concettuali aiuterà a guidare le vostre decisioni sulla scelta del documento e sull’obiettivo.

Scrittura commerciale istruttiva

La scrittura commerciale istruttiva fornisce al lettore le informazioni necessarie per completare un compito. Il compito può avere bisogno di essere realizzato immediatamente o può essere per riferimento futuro.

Questo tipo di documento deve scomporre un processo in passi che siano comprensibili per il lettore. Il documento scritto deve tenere conto della conoscenza del lettore dell’area, della portata del compito, integrando variazioni o potenziali problemi.

Esempi:

    • Manuale utente: una guida focalizzata sul permettere al cliente di usare un prodotto. Manuali utente efficaci sono cruciali per una buona esperienza utente e un cliente felice. I manuali utente sono spesso considerati parte della scrittura tecnica, che è strettamente legata alla scrittura commerciale.
    • Specifiche: un documento tecnico che fornisce uno schema di un prodotto o di un processo che permette di essere costruito o ricostruito da un utente non familiare ma esperto, permettendo una distribuzione efficace.
    • Memo: una breve notifica di nuove informazioni condivise all’interno di un grande gruppo in un’organizzazione. Il memo può includere un’istruzione diretta o essere un riferimento su come completare compiti futuri.

Informational Business Writing

Non tutta la scrittura aziendale richiede azione. Un grande volume di scrittura è creato per riferimento o registrazione. Questa categoria può includere alcuni dei documenti meno affascinanti ma ancora essenziali.

Registrare le informazioni aziendali in modo accurato e coerente è importante per segnare i progressi, prevedere il lavoro futuro, così come rispettare gli obblighi legali e contrattuali.

Esempi:

    • Report: forse la maggior parte della scrittura informativa è la scrittura di report. Le organizzazioni si affidano ai rapporti per agire, per comunicare informazioni commerciali e tecniche, per catturare il lavoro completato, per registrare gli incidenti, per finalizzare progetti e raccomandazioni, e per agire come un archivio. Un rapporto ben scritto permette al lettore di afferrare facilmente il contenuto e, se del caso, prendere decisioni informate.
    • Financials: documenti che delineano lo stato finanziario di una società. Queste dichiarazioni forniscono un’istantanea fiscale di un’azienda in un periodo definito.
    • Verbali: un riassunto degli atti di una riunione. Una registrazione di discussioni, decisioni e incarichi per i partecipanti e gli altri.

Scrittura commerciale persuasiva

Quando la gente pensa alla scrittura commerciale, spesso pensa alla categoria della scrittura persuasiva. Questi documenti sono generalmente associati alle vendite. La scrittura persuasiva può essere diretta, con focus su un elemento specifico, o indiretta, con focus sullo sviluppo del rapporto con il cliente.

L’obiettivo è duplice: trasmettere informazioni e convincere il lettore che le informazioni presentate offrono il miglior valore. Il testo è scritto per impressionare il lettore e influenzare la sua decisione.

Esempi:

    • Proposte: questi documenti delineano un’offerta di un prodotto o di un servizio a un potenziale cliente specifico. La proposta generalmente presenta la panoramica del progetto, i benefici, la tempistica, i costi e le competenze.
    • Email di vendita: un’email scritta ad un gran numero di persone per promuovere un prodotto o un servizio. Impara come scrivere un’email di vendita.
    • Comunicato stampa: un testo scritto per giornalisti e media che presenta nuove informazioni. Il testo mira a persuadere il lettore a condividere il contenuto attraverso i propri canali

Transactional Business Writing

La comunicazione quotidiana rientra nella scrittura commerciale transazionale. La maggior parte di questa scrittura è via e-mail, ma include anche lettere ufficiali, moduli e fatture. Un modo semplice per migliorare rapidamente la tua scrittura commerciale transazionale è seguire un corso online.

Questi documenti sono usati per portare avanti le operazioni generali. Sono anche usati per trasmettere buone e cattive notizie, spesso associati ai processi delle risorse umane.

Esempi:

  • Email: documenti usati per comunicare rapidamente informazioni tra il personale o i clienti nelle attività commerciali. Impara come scrivere un’email aziendale.
  • Avviso di licenziamento: questa lettera fornisce il contesto ufficiale e i dettagli procedurali associati alla cessazione del rapporto di lavoro.

Ricordi di stile

Mentre l’obiettivo del documento varia, il nucleo della scrittura aziendale non varia. Ecco alcuni utili richiami di stile.

    • Una scrittura professionale efficace è scritta con un pubblico e uno scopo ben definiti in mente. È una scrittura orientata ai risultati. Il testo aiuta il lettore a fare o sapere qualcosa.
    • Lo stile di scrittura dovrebbe essere conciso, rilevante e comprensibile. Parole eccessive, gergo o informazioni estranee non hanno posto in nessun tipo di scrittura aziendale. Ogni elemento del documento supporta la comunicazione dello scopo al lettore.
    • Ovviamente, una buona scrittura è priva di errori grammaticali e di ortografia e di informazioni imprecise.

Ogni documento aziendale rientra in una di queste quattro categorie. Determinando la categoria, capirete meglio l’obiettivo del vostro documento. Questa intuizione migliorerà la vostra scrittura aziendale.

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