10 lezioni da una presentazione di 5 minuti

Contributo dell’ospite Diane Windingland, Virtual Speech Coach

Immagina se avessi solo 5 minuti per parlare e dovessi usare 20 diapositive, ognuna delle quali avanza automaticamente ogni 15 secondi.

Beh, non devo immaginarlo. L’ho fatto ieri sera.

Sono stato uno degli 11 oratori di un evento in stile Ignite chiamato “Leadership Spark”.

La mia presentazione è andata bene, ma è stata probabilmente la presentazione breve più impegnativa che abbia mai creato, soprattutto a causa delle restrizioni del formato.

Tuttavia, è stata un’esperienza preziosa per le 10 lezioni che ha rafforzato:

1. Preparatevi prima di quanto pensiate sia necessario. Non si sa cosa può succedere. Dovevano esserci 12 oratori, ma uno ha rinunciato il giorno prima dell’evento perché aveva ottenuto un lavoro a tempo pieno inaspettatamente la settimana prima e non aveva più tempo per prepararsi adeguatamente.

2. Comunicare prontamente con chi organizza la riunione. Questo evento era il primo evento multi-speaker di questa natura per l’organizzatore della riunione. Il povero ragazzo è stato sopraffatto da tutto il “combattimento tra oratori”, come ha detto lui. Ognuno dei 12 oratori doveva presentare 5 articoli, il che significava che c’erano 60 articoli di cui tenere traccia. Alcuni oratori non hanno confermato subito. Alcuni non hanno seguito le indicazioni. Alcuni non hanno rispettato le scadenze (uno degli oratori è stato sostituito da un oratore di riserva a causa di una scadenza mancata). Sii l’oratore preferito dall’organizzatore della riunione perché è facile lavorare con te: comunica prontamente, non essere esigente e fai domande se qualcosa non è chiaro.

3. Crea il tuo contenuto verbale prima di creare le diapositive. Chiarisci il tuo contenuto, poi crea le diapositive. In genere, le tue diapositive supportano il tuo contenuto. Se iniziate la vostra pianificazione nel vostro software di presentazione, è come se la coda scodinzolasse. Mi piace usare le note adesive per pianificare le mie diapositive. È molto più facile buttare via una nota adesiva che buttare via una diapositiva per la quale si è sgobbato o si è pagato.

4. Limitare il testo sulle diapositive. Meno parole su una diapositiva sono meglio, specialmente se una diapositiva è su per un breve periodo di tempo. Quando avete del testo su una diapositiva, i membri del pubblico guarderanno una diapositiva e la leggeranno. Mentre leggono, il vostro discorso li infastidirà (questo è anche il motivo per cui avere dei punti elenco, se dovete usarli, sfumare uno alla volta è meglio che avere tutti i punti elenco che appaiono in una volta sola).

5. Suddividete la vostra presentazione per praticarla in segmenti più brevi. Una presentazione breve può essere imparata rapidamente, dato che si possono impacchettare diverse pratiche back-to-back in poco tempo. Il giorno prima della presentazione, mi sono esercitato sul mio discorso 10 volte in meno di un’ora.

Applicazione ad una presentazione più lunga: suddividete una presentazione più lunga in segmenti più brevi o “moduli” di circa 5 minuti ed esercitatevi sui moduli (includete le transizioni tra i moduli come parte della pratica, così sapete cosa porta ad ogni sezione). Come bonus, se create dei moduli, potete facilmente adattare il vostro contenuto alla lunghezza del tempo della vostra presentazione, dandovi delle variazioni sulla presentazione.

6. Esercitatevi il più vicino possibile alle condizioni reali del parlare. La situazione più ideale sarebbe quella di avere una prova con un pubblico dal vivo nello stesso luogo. Questo di solito non può essere organizzato, quindi considerate cosa potete fare per replicare il più possibile. Per me, questo significava:

  • Fare pratica con le diapositive
  • In piedi
  • Gesticolare e muoversi come avevo pianificato di fare
  • Tenere un microfono (sapevo che avremmo usato un microfono a mano)
  • Attaccare alcuni fogli di carta con facce disegnate in modo rozzo per simulare un pubblico, così potevo fare pratica nel contatto visivo.

Quando ho aggiunto tutti questi elementi, il mio allenamento successivo non è andato così bene, perché avevo l’attenzione divisa. Mi sono esercitato di nuovo, ed è andata meglio, perché mi sono abituato agli elementi extra.

Non è “la pratica rende perfetti”. Si può praticare e rinforzare le abilità sbagliate. È come diceva Vince Lombardi, “la pratica perfetta rende perfetti”. Dopo aver risolto i problemi principali nel vostro contenuto e nella consegna, esercitatevi il più vicino possibile alle condizioni reali di conversazione per rinforzare le abilità giuste.

7. Date tempo al pubblico di ridere, se dite qualcosa di divertente. Questo è stato particolarmente difficile per questa presentazione. Sapevo di avere una linea di risata garantita, quindi avevo due versioni di quello che avrei detto, a seconda di quanto tempo il pubblico rideva. Ho pianificato di fare una pausa un po’ prima della battuta “punch”. E ho pianificato una pausa più lunga dopo la battuta. Se vi affrettate mentre il pubblico sta ancora ridendo (cioè “calpestando la risata”), il pubblico non si sentirà soddisfatto, e sarà meno probabile che rida ancora molto.

8. Raccontate una storia rilevante. Il vostro pubblico sarà coinvolto e avrà più probabilità di ricordare il vostro punto. Come bonus, una storia è più facile da ricordare anche per voi. La maggior parte del mio breve discorso era una storia su una lezione di leadership che ho imparato da bambino da mia nonna. Una parte della storia è fluita naturalmente nella successiva, come un film nella mia testa.

9. Agisci con fiducia. La fiducia attrae. Se vi comportate con sicurezza, è più probabile che vi sentiate sicuri. Stare a testa alta. Fai una pausa per respirare. Sorridi al tuo pubblico. Invece di dirvi che siete nervosi, dite a voi stessi che siete eccitati! 10 modi per creare un atteggiamento mentale sicuro per parlare

10. Prendi un video. L’evento aveva un videografo, quindi farò un video della mia presentazione. Potrei essere in grado di sfruttare il video per promuovere la mia attività, ma soprattutto, avrò l’opportunità di auto-valutare, guardando cosa ho fatto bene e cosa avrebbe potuto essere meglio o diverso. Può essere difficile guardarsi in video, ma può essere il modo più veloce per migliorare. Riproducendo uno dei primi discorsi che ho fatto video a qualcuno anni fa, sono rimasto sbalordito nel notare che mi sono tirato su i pantaloni tre volte in 7 minuti. Non sapevo che lo stavo facendo. Fortunatamente, la soluzione, una cintura, era semplice!

La vostra prossima presentazione probabilmente non avrà le restrizioni di formato che aveva la mia presentazione, ma potete creare e consegnare con fiducia un contenuto convincente mettendo in pratica queste 10 lezioni.

Diane Windingland è autrice di 10 libri sulle abilità di comunicazione. Parla di argomenti di comunicazione e forma esperti in materia come presentare con chiarezza e sicurezza, plasmando ciò che sanno in presentazioni che coinvolgono e ottengono risultati. Per saperne di più: www.virtualspeechcoach.com

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