Beginner's Guide to Office 365 for Small Business

Az Office 365 a Microsoft Office előfizetéses felhőalapú változata, amely hozzáférést biztosít olyan felhőalapú eszközökhöz is, mint a OneDrive, a Skype for Business és a Microsoft Teams. A kisvállalkozások tulajdonosai azért kedvelik az Office 365-öt, mert megfizethető és rengeteg extrát tartalmaz. A Microsoft rendszeresen frissítéseket ad ki, és az Office 365 admin portálon keresztül könnyen kezelhetők a felhasználói jogosultságok és kikényszeríthetők a frissítések. Ha azonban még sosem volt szoftveradminisztrátor, és nincs ideje megtanulni az adminisztrátori portál működését – vagy ha nagyon kicsi a csapata, és nincs szüksége a Microsoft által kínált összes felhőszolgáltatásra -, akkor talán jobban jár, ha megnézi az alternatívákat, például a Google G Suite-ot.

Ha mégis belevág az Office 365 bevezetésébe, a következőkre számíthat.

Office 365 előfizetési szintek

A Microsoft az Office 365 üzleti célú és a személyes használatra szánt változatát kínálja. Ez a cikk az üzleti vonalra összpontosít, de a szabadúszók és a vállalkozók gyakran a személyes változatot kapják kettős használatra. Mint sok más szoftver mint szolgáltatás termék esetében, az Office 365 díjai felhasználónként és havonta értendők, de a számlázás évente történik. Lehetőség van havi alapon történő fizetésre is; de végül összességében többet fog fizetni, ezért javasoljuk, hogy az éves utat válassza. Íme a három előfizetési szint áttekintése:

  • Office 365 Business Essentials: Az Office 365 legolcsóbb verziója az Essentials. Ez mindössze havi 5 dollárba kerül felhasználónként, és tartalmazza az Exchange, a OneDrive, a SharePoint, a Skype for Business és a Microsoft Teams hozzáférését. Ez a csomag az Outlook, a Word, az Excel és a PowerPoint webes változataihoz is hozzáférést biztosít, de az alkalmazásokhoz nem, ami azt jelenti, hogy nem kap offline hozzáférést. További korlátozás ennél az előfizetési szintnél, hogy az Office-alkalmazásokat csak legfeljebb öt telefonra és öt táblagépre telepítheti; a többi előfizetési szintnél egyszerre legfeljebb öt Macre vagy PC-re is telepítheti azokat.
  • Office 365 Business: Felhasználónként és havonta 8,25 dollárral az Office 365 Business még mindig megfizethető. Ez a verzió tartalmazza az összes Office-alkalmazást (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote és Access PC-k számára), valamint hozzáférést biztosít a OneDrive-hoz. Nem tartalmazza azonban a többi Microsoft-szolgáltatást (Exchange, SharePoint, Skype for Business és Microsoft Teams). Csapata méretétől és együttműködési igényeitől függően ez lehet, hogy számít, de az is lehet, hogy nem. A másik lehetséges probléma ezzel az előfizetési szinttel kapcsolatban az, hogy nem tartalmaz üzleti e-mailt, ami azt jelenti, hogy nem hozhat létre egyéni e-mail címet, és nem lesz annyi e-mail tárhelye, mint a többi előfizetési szinten, amelyek mindkettő 50 GB postafiók tárhelyet és egyéni e-mail tartományokat kínál.
  • Office 365 Business Premium: A többi verzióhoz hasonlóan az Office 365 legfelső szintje is legfeljebb 300 felhasználót támogat. Felhasználónként 12,50 dollárba kerül havonta. Ez az előfizetés mindent tartalmaz, amit a másik két szint kínál, kiegészítve a Microsoft Connections, a Microsoft Listings, az Outlook Customer Manager, a Microsoft Invoicing, a Microsoft Bookings, a MileIQ és a Microsoft Business Center szolgáltatásokkal. Javasoljuk, hogy kerülje ezt a szolgáltatási szintet, hacsak nincs konkrét terve ezeknek a további Microsoft-termékeknek a felhasználására, amelyek többsége valószínűleg nem szükséges a kisebb vállalkozások számára. Ráadásul rengeteg olyan harmadik féltől származó alkalmazás létezik, amely képes arra, amire ezek a bővítmények, méghozzá könnyebben elérhető felülettel.

Office 365 vs. Microsoft 365

Az Office 365 egy felhőalapú termelékenységi alkalmazáscsomag, amelyet valószínűleg már ismer; Outlook, Word, Excel, PowerPoint stb. A Microsoft 365 egy szolgáltatáscsomag, amely magában foglalja az Office 365-öt, valamint olyan dolgokat, mint a Windows 10 Enterprise.

Az Office 365 használatának megkezdése

A legtöbb termékhez hasonlóan a Microsoft lehetővé teszi az új felhasználók számára az Office 365 ingyenes kipróbálását, de az igazi Microsoft-módra ehhez ki kell tölteni egy űrlapot. Az Office 365-öt közvetlenül a weboldalon is megvásárolhatja. Miután megadta a vonatkozó információkat, például a csapat méretét és az előfizetési szintet, kezelheti a szoftver letöltését Macre vagy PC-re, és ellenőrizheti, hogy mely gépekre van már telepítve. Meghívókat küldhet a csapat többi tagjának, hogy ők is letölthessék.

A csapat méretétől, a jelenleg használt technológiától és a házon belüli technikai támogatáshoz való hozzáféréstől függően előfordulhat, hogy egy harmadik féltől származó céget vagy tanácsadót kell felkérnie, hogy segítsen a bevezetési folyamatban. Ha képet szeretne kapni arról, hogy mivel jár az Office 365 bevezetése, tekintse meg a folyamatról szóló általános útmutatókat, de ne feledje, hogy az időkeretek vállalatonként drasztikusan eltérnek. Az Office 365-re egy meglévő rendszerről áttérő, befutott vállalkozásoknak természetesen hosszabb lesz a bevezetési idő, mint a már meglévő rendszerrel nem rendelkező kisvállalkozásoknak.

Az alapszintű bevezetés után a Microsoft alkalmazásboltjában elérhető bővítményeken keresztül további testreszabási lehetőségeket fedezhet fel. Legyen azonban óvatos a túl sok alkalmazás túl gyors bevezetésével. Az Office 365 rengeteg beépített funkcióval rendelkezik, és a bővítmények több munkát jelenthetnek a szoftveradminisztrátoroknak.

Mi a Microsoft 365 for Business?

A Microsoft 365 egy előfizetéses szolgáltatás, amely lehetővé teszi, hogy szervezetét a felhőben működtesse, miközben a Microsoft kezeli az IT-t és a kapcsolódó eszközöket. A Microsoft emellett megvédi Önt az esetleges kiberfenyegetésekkel szemben, és biztosítja az összes frissítést és a legújabb üzleti szoftvert. Emellett a Microsoft 365 Business előfizetéssel hozzáférhet ugyanazokhoz az eszközökhöz, amelyeket az Office 365 Business Premium előfizetés esetén is megkap. Így gyakorlatilag bárhonnan dolgozhat, miközben élvezheti a Microsoft által ismert előnyöket és prémium funkciókat. Lehetővé teszi továbbá, hogy együttműködjön csapata tagjaival, valamint más üzleti partnerekkel. Mit tartalmaz a Microsoft 365 for Business?

Ha előfizet a Microsoft 365 for Business szolgáltatásra, a következő funkciókhoz kap hozzáférést:

  • Előfizetéses fizetés: Ahelyett, hogy előre fizetne nagy költségeket, inkább egy kis havi díjat fizet a szolgáltatásért.
  • Éjjel-nappali támogatás: A webes ügyfélszolgálattal a nap 24 órájában kapcsolatba léphet.
  • Havi frissítések: Minden hónapban azonnali hozzáférést kap az új funkciókhoz és frissítésekhez.
  • Az Office-alkalmazások asztali változatai: A Microsoft 365 for Business megvásárlásával hozzáférést kap az Outlook, Word, Excel, PowerPoint és OneNote teljes verziójához.
  • Felhőalapú tárhely: Akár 1 TB kényelmes OneDrive felhő tárhelyet kap.
  • Egy licenc az Office-alkalmazásokhoz: Az alkalmazásokat legfeljebb öt mobileszközön, valamint legfeljebb öt PC-n vagy Macen használhatja.
  • Professzionális digitális történetmesélés: A Sway segítségével magával ragadó hírleveleket, prezentációkat, webes hírleveleket, képzési anyagokat és egyebeket is készíthet.

Hogyan működik az Office 365 for Business?

Az Office 365 lehetővé teszi a vállalkozók számára, hogy világszerte sokféle szakemberrel együttműködjenek. Miután feliratkozott az előfizetéses szolgáltatásra, elkezdhet dolgozni az üzleti vonatkozású dokumentumokon, amelyeket bárki felülvizsgálhat. Így olyan dokumentumokat és egyéb üzleti vonatkozású anyagokat hozhat létre, amelyeket valós időben több szerző is szerkeszthet.

Az Office 365 legújabb frissítései

A Microsoft folyamatosan frissíti az olyan felhőalapú termékeket, mint az Office 365, továbbfejlesztett tervezési jellemzőkkel és funkciókkal. A legújabb kiegészítések közé tartoznak a következők:

  • A Skype frissítése: Ha a Skype benne van az Ön Office 365 csomagjában, akkor ingyenesen frissíthet. A Skype legújabb verziója gyorsabb betöltési időket, ingyenes HD videohívást csoportok számára, közvetlen fájlmegosztást (legfeljebb 300 MB, drag-and-drop felülettel), valamint egy olyan csevegőgalériát tartalmaz, amely nagyon hasonlít más üzleti célú csevegésekhez, @ említésekkel, értesítésekkel, témákkal és bot-kiegészítőkkel.
  • Egyszerűsített szalag: A Microsoft azt ígéri, hogy a jelenlegi szalag (a képernyő tetején található eszköztár) továbbra is elérhető lesz azok számára, akik igénylik. Lesz azonban egy új verzió is, amelyet “úgy terveztek, hogy segítse a felhasználókat a munkájukra való összpontosításban és a másokkal való természetes együttműködésben”. Az új szalag tartalmazni fog intelligensebb, mesterséges intelligencia által működtetett keresési lehetőségeket, új színtémákat, új ikonokat és egyebeket.
  • Microsoft fordító támogatás: Ezzel a funkcióval bővült a Word, az Excel és a PowerPoint. Az Áttekintés lapon mostantól egész dokumentumokat fordíthat le, vagy szövegrészleteket jelölhet ki.
  • PowerPoint-fejlesztések: A Zoom egy új dinamikus navigációs lehetőség a diák bemutatásához. Lesznek olyan miniatűrök, amelyekre kattintva animációt adhat hozzá. A PowerPoint egy új, Morph nevű átmenetet kapott. Lehetővé teszi a diák közötti sima mozgás hozzáadását.
  • Új funkciók az Excelben: Az Excel hat új funkcióval bővült: CONCAT, IFS, MAXIFS, MINIFS, SWITCH és TEXTJOIN. A CONCAT hasonló a CONCATENATE-hoz, de kiegészül a tartományhivatkozások támogatásával. A MAXIFS egy tartományban a legnagyobb számot, a MINIFS pedig a legkisebbet adja vissza. A SWITCH egy értéket értékel ki egy értékek listájával szemben, hogy megtalálja az első egyező értéknek megfelelő eredményt. A TEXTJOIN több tartományból származó szöveget kombinálhat.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.