Az üzleti írásmódok 4 típusa

Az üzleti írás világa hatalmasnak tűnhet. Úgy tűnik, minden irodának megvannak a dokumentumvariációi, mindegyiknek megvan a maga személyre szabott sablonja és iparági fókusza. A változó forgatókönyvek az üzleti írás különböző formáit igénylik. A számtalan dokumentum azonban négy fő stíluskategóriába sorolható.

Minden kategóriának megvan az általános célja. A cél alapján a számos üzleti dokumentum mindegyike ebbe a négy nagy szegmensbe sorolható. Ezeknek a fogalmi felosztásoknak a megértése segít a dokumentumválasztással és a céllal kapcsolatos döntések meghozatalában.

Instrukciós üzleti írás

Az instrukciós üzleti írás egy feladat elvégzéséhez szükséges információkat nyújt az olvasónak. A feladatot lehet, hogy azonnal el kell végezni, de az is lehet, hogy a későbbiekre vonatkozik.

Ez a dokumentumtípus egy folyamatot az olvasó számára érthető lépésekre kell lebontania. Az írásos feljegyzésnek figyelembe kell vennie az olvasó területre vonatkozó ismereteit, a feladat terjedelmét, miközben integrálja a variációkat vagy a lehetséges problémákat.

Példák:

    • Felhasználói kézikönyv: olyan útmutató, amely arra összpontosít, hogy az ügyfél számára lehetővé tegye egy termék használatát. A hatékony felhasználói kézikönyvek döntő fontosságúak a jó felhasználói élmény és az elégedett ügyfél szempontjából. A felhasználói kézikönyveket gyakran a műszaki írás részének tekintik, amely szorosan kapcsolódik az üzleti íráshoz.
    • Specifikáció: olyan műszaki dokumentum, amely egy termék vagy folyamat vázlatát adja meg, amely lehetővé teszi, hogy azt egy ismeretlen, de hozzáértő felhasználó felépítse vagy rekonstruálja, lehetővé téve a hatékony terjesztést.
    • Memo: egy szervezeten belül egy nagy csoportban megosztott új információról szóló rövid értesítés. A feljegyzés tartalmazhat közvetlen utasítást, vagy lehet hivatkozás a jövőbeli feladatok elvégzésére.

Információs üzleti írás

Nem minden üzleti írás igényel cselekvést. Az írások nagy része referenciának vagy feljegyzésnek készül. Ebbe a kategóriába tartozhatnak a kevésbé fényes, de mégis lényeges dokumentumok.

Az üzleti információk pontos és következetes rögzítése fontos az előrehaladás jelölése, a jövőbeli munka előrejelzése, valamint a jogi és szerződéses kötelezettségeknek való megfelelés szempontjából.

Példák:

    • Jelentés: Az információs írás talán legnagyobb részét a jelentésírás teszi ki. A szervezetek a jelentésekre támaszkodnak a cselekvés, az üzleti és műszaki információk közlése, az elvégzett munka rögzítése, az események rögzítése, a projektek és ajánlások véglegesítése, valamint az archiválás érdekében. Egy jól megírt jelentés lehetővé teszi az olvasó számára, hogy könnyen felfogja a tartalmat, és adott esetben megalapozott döntéseket hozzon.
    • Pénzügyek: olyan dokumentumok, amelyek egy vállalat pénzügyi helyzetét vázolják fel. Ezek a kimutatások egy meghatározott időszakra vonatkozó pénzügyi pillanatképet nyújtanak egy vállalatról.
    • Jegyzőkönyv: egy ülésen elhangzottak összefoglalása. A megbeszélések, döntések és feladatok feljegyzése a résztvevők és mások számára.

Meggyőző üzleti írás

Amikor az emberek az üzleti írásra gondolnak, gyakran a meggyőző írás kategóriára gondolnak. Ezek a dokumentumok általában az értékesítéshez kapcsolódnak. A meggyőző írás lehet közvetlen, egy adott tételre összpontosító, vagy közvetett, az ügyfélkapcsolat fejlesztésére összpontosító.

A cél kettős: információt közvetíteni és meggyőzni az olvasót arról, hogy a bemutatott információ a legjobb értéket kínálja. A szöveget azért írják, hogy lenyűgözze az olvasót, és befolyásolja a döntését.

Példák:

    • Ajánlatok: ezek a dokumentumok egy termék vagy szolgáltatás ajánlatát vázolják fel egy adott potenciális ügyfélnek. Az ajánlat általában bemutatja a projekt áttekintését, az előnyöket, az ütemezést, a költségeket és a kompetenciát.
    • Értékesítési e-mail: nagyszámú embernek írt e-mail egy termék vagy szolgáltatás népszerűsítésére. Ismerje meg, hogyan kell értékesítési e-mailt írni.
    • Sajtóközlemény: új információkat bemutató, újságírók és a média számára írt szöveg. A szöveg célja, hogy meggyőzze az olvasót a tartalom saját csatornáin keresztül történő megosztásáról

Tranzakciós üzleti írás

A mindennapi kommunikáció a tranzakciós üzleti írás alá tartozik. Ennek az írásnak a többsége e-mailben történik, de ide tartoznak a hivatalos levelek, nyomtatványok és számlák is. Egyszerű módja a tranzakciós üzleti írás gyors fejlesztésének, ha részt vesz egy online tanfolyamon.

Ezek a dokumentumok az általános műveletek előrehaladását szolgálják. Jó és rossz hírek közlésére is szolgálnak, gyakran a humánerőforrás-folyamatokhoz kapcsolódnak.

Példák:

  • E-mailek: az üzleti tevékenységek során a személyzet vagy az ügyfelek közötti gyors információközlésre használt dokumentumok. Ismerje meg, hogyan kell üzleti e-mailt írni.
  • Elbocsátási értesítés: ez a levél a munkaviszony megszűnésével kapcsolatos hivatalos összefüggéseket és eljárási részleteket tartalmazza.

Sztilisztikai emlékeztetők

Míg a dokumentum célja változik, az üzleti írás lényege nem. Íme néhány hasznos stílusemlékeztető.

    • A hatékony szakmai írást egyértelműen meghatározott céllal és célközönséggel írják. Ez az eredményorientált írás. A szöveg segít az olvasónak abban, hogy tegyen vagy tudjon valamit.
    • Az írásmódnak tömörnek, lényegre törőnek és érthetőnek kell lennie. A túlzott megfogalmazásnak, a szakzsargonnak vagy a felesleges információknak nincs helye semmilyen típusú üzleti írásban. A dokumentum minden egyes eleme támogatja a célnak az olvasó felé történő közvetítését.
    • A jó írás természetesen mentes a nyelvtani és helyesírási hibáktól, valamint a pontatlan információktól.

Minden üzleti dokumentum e négy kategória egyikébe tartozik. A kategória meghatározásával jobban megértheti a dokumentum célját. Ez a betekintés javítani fogja az üzleti írásodat.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.