Guía para principiantes' de Office 365 para pequeñas empresas

Office 365 es una versión en la nube de Microsoft Office basada en una suscripción que también ofrece acceso a herramientas en la nube como OneDrive, Skype for Business y Microsoft Teams. A los propietarios de pequeñas empresas les gusta Office 365 porque es asequible y viene con muchos extras. Microsoft lanza actualizaciones con regularidad, y el portal de administración de Office 365 facilita la gestión de los permisos de los usuarios y la aplicación de las actualizaciones. Sin embargo, si nunca has sido un administrador de software y no tienes tiempo para aprender sobre el portal de administración – o si tienes un equipo muy pequeño que no necesita todos los servicios en la nube que ofrece Microsoft – puede ser mejor que compruebes alternativas como G Suite de Google.

Si sigue adelante con la adopción de Office 365, esto es lo que puede esperar.

Los niveles de suscripción a Office 365

Microsoft ofrece versiones de Office 365 enfocadas a empresas y de uso personal. Este artículo se centra en la línea empresarial, pero los autónomos y contratistas suelen obtener la versión personal para un doble uso. Como ocurre con muchos productos de software como servicio, las tarifas de Office 365 son por usuario y mes, pero se facturan anualmente. Existe la opción de pagar mes a mes, pero acabará pagando más en total, por lo que recomendamos optar por la ruta anual. A continuación, un resumen de los tres niveles de suscripción:

  • Office 365 Business Essentials: La versión más barata de Office 365 es Essentials. Sólo cuesta 5 dólares al mes por usuario e incluye acceso a Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype for Business y Microsoft Teams. Este paquete también incluye acceso a las versiones web de Outlook, Word, Excel y PowerPoint, pero no a las aplicaciones, lo que significa que no se obtiene acceso sin conexión. Otra limitación de este nivel de suscripción es que solo se pueden instalar las aplicaciones de Office en un máximo de cinco teléfonos y cinco tabletas; con los otros niveles de suscripción, también se pueden instalar en un máximo de cinco Macs o PCs a la vez.
  • Office 365 Empresa: Con un precio de 8,25 € por usuario y mes, Office 365 Empresa sigue siendo asequible. Esta versión incluye todas las aplicaciones de Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Access para PC), así como el acceso a OneDrive. Sin embargo, no incluye los demás servicios de Microsoft (Exchange, SharePoint, Skype for Business y Microsoft Teams). Dependiendo del tamaño de tu equipo y de tus necesidades de colaboración, esto puede importar o no. El otro problema potencial de este nivel de suscripción es que no incluye el correo electrónico empresarial, lo que significa que no puedes crear una dirección de correo electrónico personalizada, y no tendrás tanto almacenamiento de correo electrónico como el que obtienes con los otros niveles de suscripción, ambos de los cuales ofrecen 50 GB de espacio en el buzón y dominios de correo electrónico personalizados.
  • Office 365 Business Premium: Al igual que las otras versiones, el nivel superior de Office 365 admite hasta 300 usuarios. Cuesta 12,50 dólares por usuario y mes. Esta suscripción incluye todo lo que ofrecen los otros dos niveles, con el añadido de Microsoft Connections, Microsoft Listings, Outlook Customer Manager, Microsoft Invoicing, Microsoft Bookings, MileIQ y Microsoft Business Center. Recomendamos evitar este nivel de servicio a menos que tenga un plan concreto para utilizar todos estos productos adicionales de Microsoft, la mayoría de los cuales probablemente no sean necesarios para las operaciones más pequeñas. Además, hay muchas aplicaciones de terceros que pueden hacer lo que hacen estos complementos, con interfaces más accesibles.

Office 365 vs. Microsoft 365

Office 365 es una suite de aplicaciones de productividad basada en la nube con la que probablemente estés familiarizado; Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc. Microsoft 365 es un paquete de servicios que incluye Office 365, así como cosas como Windows 10 Enterprise.

Cómo empezar con Office 365

Al igual que con la mayoría de los productos, Microsoft permite a los nuevos usuarios probar Office 365 de forma gratuita, pero al estilo de Microsoft, tienes que rellenar un formulario para hacerlo. También puedes comprar Office 365 directamente desde el sitio web. Una vez que introduzcas la información pertinente, como el tamaño de tu equipo y el nivel de suscripción, gestionarás las descargas del software en un Mac o PC y podrás comprobar qué máquinas ya lo tienen instalado. Puede enviar invitaciones a otros miembros de su equipo para que también puedan descargarlo.

En función del tamaño de su equipo, la tecnología que utiliza actualmente y su acceso al soporte técnico interno, es posible que desee contratar a una empresa externa o a un consultor para que le ayude con el proceso de implementación. Para hacerse una idea de lo que supone la implementación de Office 365, consulte las guías generales sobre el proceso, pero tenga en cuenta que los plazos varían drásticamente de una empresa a otra. Las empresas establecidas que están migrando a Office 365 desde un sistema existente tendrán, naturalmente, un período de implementación más largo que las operaciones pequeñas sin sistemas ya establecidos.

Después de la implementación básica, puede explorar más personalizaciones a través de complementos disponibles en la tienda de aplicaciones de Microsoft. Sin embargo, tenga cuidado de no implementar demasiadas aplicaciones demasiado rápido. Office 365 tiene mucha funcionalidad incorporada, y los complementos pueden crear más trabajo para los administradores del software.

¿Qué es Microsoft 365 para empresas?

Microsoft 365 es un servicio de suscripción que le permite dirigir su organización en la nube mientras Microsoft gestiona la TI y los dispositivos asociados. Microsoft también te protege contra posibles ciberamenazas y te proporciona todas las actualizaciones y el último software empresarial. Además, al suscribirte a Microsoft 365 Empresa, obtienes acceso a las mismas herramientas que recibes al suscribirte a Office 365 Empresa Premium. Esto te permite trabajar desde prácticamente cualquier lugar mientras disfrutas de las ventajas y características premium por las que Microsoft se ha hecho conocido. También hace posible que colabore con los miembros de su equipo, así como con otras filiales empresariales. ¿Qué incluye Microsoft 365 para empresas?

Si se suscribe a Microsoft 365 para empresas, obtendrá acceso a las siguientes características:

  • Pagos basados en la suscripción: En lugar de pagar grandes costes por adelantado, pagará una pequeña cuota mensual por este servicio.
  • Soporte técnico las 24 horas del día: Podrá ponerse en contacto con el soporte web las 24 horas del día.
  • Actualizaciones mensuales: Obtendrá acceso inmediato a nuevas funciones y actualizaciones cada mes.
  • Versiones de escritorio de las apps de Office: Al adquirir Microsoft 365 para empresas, obtendrá acceso a las versiones completas de Outlook, Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
  • Almacenamiento en la nube: Recibirás hasta 1TB de cómodo espacio de almacenamiento en la nube de OneDrive.
  • Una licencia para las apps de Office: Podrás utilizar las apps en hasta cinco dispositivos móviles, así como en hasta cinco PC o Mac.
  • Narración digital profesional: Con la ayuda de Sway, también podrá crear atractivos boletines informativos, presentaciones, boletines basados en la web, materiales de formación y mucho más.

¿Cómo funciona Office 365 para empresas?

Office 365 hace posible que los empresarios colaboren con una gran variedad de profesionales de todo el mundo. Una vez que se haya inscrito en el servicio de suscripción, podrá empezar a trabajar en documentos relacionados con la empresa que podrán ser revisados por cualquier persona que desee. Por lo tanto, puede crear documentos y otros materiales relacionados con la empresa que pueden ser editados por varios autores en tiempo real.

Actualizaciones recientes de Office 365

Microsoft actualiza constantemente los productos en la nube como Office 365 con características de diseño y funcionalidad mejoradas. Entre las incorporaciones recientes se encuentran las siguientes:

  • Actualizaciones de Skype: Si Skype está incluido en el paquete de Office 365 que tienes, puedes actualizarlo de forma gratuita. La última versión de Skype incluye tiempos de carga más rápidos, videollamadas gratuitas en alta definición para grupos, intercambio directo de archivos (hasta 300 MB, con una interfaz de arrastrar y soltar), y una galería de chat que se parece mucho a otros chats de uso empresarial con menciones @, notificaciones, temas y complementos de bots.
  • Cinta simplificada: Microsoft promete que la actual cinta de opciones (la barra de herramientas de la parte superior de la pantalla) seguirá siendo accesible para quienes la deseen. Sin embargo, también habrá una nueva versión «diseñada para ayudar a los usuarios a centrarse en su trabajo y colaborar de forma natural con los demás.» La nueva cinta incluirá opciones de búsqueda más inteligentes impulsadas por la IA, nuevos temas de color, nuevos iconos y mucho más.
  • Compatibilidad con el traductor de Microsoft: Esta función se ha añadido a Word, Excel y PowerPoint. En la pestaña Revisar, ahora se pueden traducir documentos enteros o seleccionar partes del texto.
  • Mejoras en PowerPoint: El zoom es una nueva opción de navegación dinámica para presentar diapositivas. Dispondrá de miniaturas en las que podrá hacer clic para añadir una animación. Se ha añadido una nueva transición, llamada Morph, a PowerPoint. Permite añadir un movimiento suave entre diapositivas.
  • Nuevas funciones en Excel: Excel añade seis nuevas funciones: CONCAT, IFS, MAXIFS, MINIFS, SWITCH y TEXTJOIN. CONCAT es similar a CONCATENATE, pero añade soporte para referencias de rango. MAXIFS puede obtener el mayor número de un rango, y MINIFS devolverá el menor. SWITCH evalúa un valor contra una lista de valores para encontrar el resultado correspondiente al primer valor coincidente. TEXTJOIN puede combinar texto de varios rangos.

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