Aloittelijan' opas Office 365:een pienyrityksille

Office 365 on Microsoft Officen tilauspohjainen pilviversio, joka tarjoaa myös pääsyn pilvityökaluihin, kuten OneDrive, Skype for Business ja Microsoft Teams. Pienyritysten omistajat pitävät Office 365:stä, koska se on edullinen ja sisältää paljon lisäominaisuuksia. Microsoft julkaisee päivityksiä säännöllisesti, ja Office 365:n hallintaportaalin avulla on helppo hallita käyttäjien oikeuksia ja ottaa päivitykset käyttöön. Jos et kuitenkaan ole koskaan ollut ohjelmistojen ylläpitäjä eikä sinulla ole aikaa perehtyä hallintaportaaliin – tai jos sinulla on hyvin pieni tiimi, joka ei tarvitse kaikkia Microsoftin tarjoamia pilvipalveluja – sinun on ehkä parempi tutustua vaihtoehtoihin, kuten Googlen G Suiteen.

Jos otat Office 365:n käyttöön, voit odottaa seuraavaa.

Office 365:n tilauskerrokset

Microsoft tarjoaa Office 365:stä yrityskäyttöön ja henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettuja versioita. Tässä artikkelissa keskitytään liiketoimintalinjaan, mutta freelancerit ja urakoitsijat hankkivat usein henkilökohtaisen version kaksoiskäyttöä varten. Kuten monissa palveluna tarjottavissa ohjelmistotuotteissa, Office 365:n maksut ovat käyttäjäkohtaisia kuukaudessa, mutta ne laskutetaan vuosittain. Vaihtoehtona on maksaa kuukausittain, mutta loppujen lopuksi maksat kokonaisuutena enemmän, joten suosittelemme vuosimaksua. Tässä on yleiskatsaus kolmeen tilauskerrokseen:

  • Office 365 Business Essentials: Halvin Office 365 -versio on Essentials. Se maksaa vain 5 dollaria kuukaudessa käyttäjää kohti, ja se sisältää pääsyn Exchangeen, OneDriveen, SharePointiin, Skype for Businessiin ja Microsoft Teamsiin. Tämä paketti sisältää myös pääsyn Outlookin, Wordin, Excelin ja PowerPointin verkkoversioihin, mutta ei sovelluksiin, mikä tarkoittaa, että et saa offline-yhteyttä. Toinen rajoitus tässä tilauskerroksessa on, että voit asentaa Office-sovellukset vain enintään viiteen puhelimeen ja viiteen tablettiin; muissa tilauskerroksissa voit asentaa ne myös enintään viiteen Mac- tai PC-tietokoneeseen kerrallaan.
  • Office 365 Business: 8,25 dollarilla käyttäjää kohti kuukaudessa Office 365 Business on edelleen edullinen. Tämä versio sisältää kaikki Office-sovellukset (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote ja Access tietokoneille) sekä pääsyn OneDriveen. Se ei kuitenkaan sisällä muita Microsoftin palveluja (Exchange, SharePoint, Skype for Business ja Microsoft Teams). Riippuen tiimisi koosta ja yhteistyötarpeistasi, tällä voi olla merkitystä. Toinen mahdollinen ongelma tässä tilaustasossa on se, että se ei sisällä yrityssähköpostia, mikä tarkoittaa, että et voi luoda mukautettua sähköpostiosoitetta, eikä sinulla ole yhtä paljon sähköpostitallennustilaa kuin muilla tilaustasoilla, jotka molemmat tarjoavat 50 Gt postilaatikkotilaa ja mukautettuja sähköpostiosoitteita.
  • Office 365 Business Premium: Kuten muutkin versiot, Office 365:n ylin taso tukee enintään 300 käyttäjää. Se maksaa 12,50 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa. Tämä tilaus sisältää kaiken, mitä kaksi muuta tasoa tarjoavat, ja siihen on lisätty Microsoft Connections, Microsoft Listings, Outlook Customer Manager, Microsoft Invoicing, Microsoft Bookings, MileIQ ja Microsoft Business Center. Suosittelemme välttämään tätä palvelutasoa, ellei sinulla ole konkreettista suunnitelmaa kaikkien näiden Microsoftin lisätuotteiden hyödyntämisestä, joista suurin osa ei todennäköisesti ole tarpeen pienemmissä yrityksissä. Lisäksi on olemassa paljon kolmannen osapuolen sovelluksia, jotka voivat tehdä saman kuin nämä lisäosat, mutta helpommin saatavilla olevilla käyttöliittymillä.

Office 365 vs. Microsoft 365

Office 365 on pilvipohjainen tuottavuussovelluspaketti, joka on sinulle todennäköisesti tuttu; Outlook, Word, Excel, PowerPoint jne. Microsoft 365 on palvelukokonaisuus, johon kuuluu Office 365 sekä esimerkiksi Windows 10 Enterprise.

Aloittaminen Office 365:n kanssa

Kuten useimmat tuotteet, Microsoft antaa uusille käyttäjille mahdollisuuden kokeilla Office 365:tä ilmaiseksi, mutta Microsoftin totuttuun tapaan sitä varten on täytettävä lomake. Voit myös ostaa Office 365:n suoraan suoraan verkkosivuilta. Kun olet syöttänyt asiaankuuluvat tiedot, kuten tiimisi koon ja tilaustason, voit hallita ohjelmiston lataamista Mac- tai PC-tietokoneeseen ja tarkistaa, mihin koneisiin se on jo asennettu. Voit lähettää kutsuja muille tiimisi jäsenille, jotta hekin voivat ladata sen.

Tiimisi koosta, tällä hetkellä käyttämästäsi tekniikasta ja sisäisen teknisen tuen saatavuudesta riippuen saatat haluta palkata ulkopuolisen yrityksen tai konsultin auttamaan sinua käyttöönottoprosessissa. Saat käsityksen siitä, mitä Office 365:n käyttöönotto tarkoittaa, tutustumalla prosessia koskeviin yleisiin oppaisiin, mutta muista, että aikataulut vaihtelevat huomattavasti yrityksestä toiseen. Vakiintuneilla yrityksillä, jotka siirtyvät Office 365:een olemassa olevasta järjestelmästä, on luonnollisesti pidempi käyttöönottoaika kuin pienillä yrityksillä, joilla ei ole jo käytössä olevia järjestelmiä.

Basistoteutuksen jälkeen voit tutkia lisää mukautuksia Microsoftin sovelluskaupasta saatavien lisäosien avulla. Ole kuitenkin varovainen toteuttamaan liian monta sovellusta liian nopeasti. Office 365:ssä on paljon sisäänrakennettuja toimintoja, ja lisäosat voivat aiheuttaa lisää työtä ohjelmistojen ylläpitäjille.

Mikä on Microsoft 365 for Business?

Microsoft 365 on tilauspalvelu, jonka avulla voit pyörittää organisaatiotasi pilvipalvelussa Microsoftin hallinnoidessa tietotekniikkaa ja siihen liittyviä laitteita. Microsoft myös suojaa sinua mahdollisilta kyberuhkilta ja tarjoaa sinulle kaikki päivitykset ja uusimmat yritysohjelmistot. Lisäksi tilaamalla Microsoft 365 Business -palvelun saat käyttöösi samat työkalut, jotka saat, kun tilaat Office 365 Business Premium -palvelun. Näin voit työskennellä käytännössä mistä tahansa ja nauttia samalla eduista ja premium-ominaisuuksista, joista Microsoft on tullut tunnetuksi. Se mahdollistaa myös yhteistyön tiimisi jäsenten sekä muiden yrityskumppaneiden kanssa. Mitä Microsoft 365 for Business sisältää?

Jos tilaat Microsoft 365 for Businessin, saat käyttöösi seuraavat ominaisuudet:

  • Tilausmaksut: Sen sijaan, että maksaisit suuria kustannuksia etukäteen, maksat tästä palvelusta pienen kuukausimaksun.
  • Ympärivuorokautinen tuki: Voit ottaa yhteyttä verkkotukeen 24/7.
  • Kuukausittaiset päivitykset: Saat välittömän pääsyn uusiin ominaisuuksiin ja päivityksiin joka kuukausi.
  • Office-sovellusten työpöytäversiot: Hankkimalla Microsoft 365 for Business -palvelun saat käyttöösi Outlookin, Wordin, Excelin, PowerPointin ja OneNoten täysversiot.
  • Pilvitallennus: Saat jopa 1 Tt kätevää OneDrive-pilvitallennustilaa.
  • Yksi lisenssi Office-sovelluksiin: Voit käyttää sovelluksia enintään viidessä mobiililaitteessa sekä enintään viidessä tietokoneessa tai Macissa.
  • Ammattimainen digitaalinen tarinankerronta: Swayn avulla voit myös luoda mukaansatempaavia uutiskirjeitä, esityksiä, verkkotiedotteita, koulutusmateriaaleja ja paljon muuta.

Miten Office 365 for Business toimii?

Office 365:n avulla yrityksen omistajat voivat tehdä yhteistyötä monenlaisten ammattilaisten kanssa ympäri maailmaa. Kun olet rekisteröitynyt tilauspalveluun, voit alkaa työstää liiketoimintaan liittyviä asiakirjoja, joita kuka tahansa voi tarkistaa. Voit siis luoda asiakirjoja ja muita liiketoimintaan liittyviä materiaaleja, joita useat kirjoittajat voivat muokata reaaliajassa.

Uudemmat Office 365 -päivitykset

Microsoft päivittää jatkuvasti Office 365:n kaltaisia pilvituotteita paremmilla suunnitteluominaisuuksilla ja toiminnoilla. Viimeisimpiä lisäyksiä ovat muun muassa seuraavat:

  • Skype-päivitykset: Jos Skype sisältyy käyttämääsi Office 365 -pakettiin, voit päivittää sen ilmaiseksi. Skypen uusimmassa versiossa on nopeammat latausajat, ilmaiset HD-videopuhelut ryhmille, suora tiedostojen jakaminen (jopa 300 Mt, vedä ja pudota -käyttöliittymällä) ja keskustelugalleria, joka näyttää paljon muilta yrityskäyttöön tarkoitetuilta chateilta, joissa on @-mainintoja, ilmoituksia, teemoja ja botti-lisäosia.
  • Yksinkertaistettu nauha: Microsoft lupaa, että nykyinen ribbon (työkalupalkki näytön yläreunassa) on edelleen niiden käytettävissä, jotka sitä haluavat. Siitä tulee kuitenkin myös uusi versio, joka on ”suunniteltu auttamaan käyttäjiä keskittymään työhönsä ja tekemään luonnollista yhteistyötä muiden kanssa”. Uusi ribbon tulee sisältämään älykkäämpiä hakuvaihtoehtoja tekoälyn avulla, uusia väriteemoja, uusia kuvakkeita ja paljon muuta.
  • Microsoftin kääntäjätuki: Tämä ominaisuus lisättiin Wordiin, Exceliin ja PowerPointiin. Review-välilehdellä voit nyt kääntää kokonaisia asiakirjoja tai valita tekstin osia.
  • PowerPoint-parannuksia: Zoom on uusi dynaaminen navigointimahdollisuus diojen esittämiseen. Saat pikkukuvat, joita klikkaamalla voit lisätä animaation. PowerPointiin on lisätty uusi siirtymä nimeltä Morph. Sen avulla voit lisätä sulavaa liikettä diojen välille.
  • Uusia toimintoja Excelissä: Exceliin on lisätty kuusi uutta funktiota: CONCAT, IFS, MAXIFS, MINIFS, SWITCH ja TEXTJOIN. CONCAT on samanlainen kuin CONCATENATE, mutta se lisää tuen alueviittauksille. MAXIFS voi saada alueen suurimman luvun, ja MINIFS palauttaa pienimmän luvun. SWITCH vertaa yhtä arvoa arvoluetteloon ja etsii tuloksen, joka vastaa ensimmäistä vastaavaa arvoa. TEXTJOIN voi yhdistää tekstiä useista alueista.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.