4 yrityskirjoitustyyliä

Yrityskirjoittamisen maailma voi tuntua laajalta. Jokaisella toimistolla näyttää olevan erilaisia asiakirjavariaatioita, joista jokaisella on omat yksilölliset mallinsa ja toimialapainotuksensa. Vaihtelevat skenaariot edellyttävät vaihtelevia liikekirjoittamisen muotoja. Lukemattomat asiakirjat voidaan kuitenkin tiivistää neljään tärkeimpään tyyliluokkaan.

Kullakin luokalla on yleistavoitteensa. Tavoitteen perusteella jokainen lukuisista liiketoiminta-asiakirjoista kuuluu näihin neljään laajaan segmenttiin. Näiden käsitteellisten jaottelujen ymmärtäminen auttaa ohjaamaan päätöksiäsi asiakirjan valinnasta ja tavoitteesta.

Ohjeellinen liikekirjoittaminen

Ohjeellinen liikekirjoittaminen antaa lukijalle tehtävän suorittamiseen tarvittavat tiedot. Tehtävä voidaan joutua suorittamaan välittömästi tai se voi olla myöhempää käyttöä varten.

Tätyyppisen asiakirjan on jaettava prosessi vaiheisiin, jotka ovat lukijalle ymmärrettäviä. Kirjallisessa dokumentissa on otettava huomioon lukijan tietämys alueesta, tehtävän laajuus ja samalla otettava huomioon variaatiot tai mahdolliset ongelmat.

Esimerkkejä:

    • Käyttöohje: Opas, jossa keskitytään siihen, että asiakas voi käyttää tuotetta. Tehokkaat käyttöohjeet ovat ratkaisevan tärkeitä hyvän käyttökokemuksen ja tyytyväisen asiakkaan kannalta. Käyttäjän käsikirjoja pidetään usein osana teknistä kirjoittamista, joka liittyy läheisesti liikekirjoittamiseen.
    • Määrittelyt: Tekninen asiakirja, joka tarjoaa tuotteen tai prosessin hahmotelman, jonka avulla tuntematon mutta asiantunteva käyttäjä voi rakentaa tai rekonstruoida tuotteen tai prosessin, mikä mahdollistaa sen tehokkaan jakelun.
    • Muistio: Lyhyt ilmoitus uudesta tiedosta, joka jaetaan organisaatiossa suuressa ryhmässä. Muistio voi sisältää suoran ohjeen tai olla viittaus tulevien tehtävien suorittamiseen.

Informatiivinen liikekirjoittaminen

Ei kaikki liikekirjoittaminen vaadi toimintaa. Suuri osa kirjoituksista syntyy viitteeksi tai tallentamista varten. Tähän luokkaan voi kuulua joitakin vähemmän hohdokkaita, mutta silti välttämättömiä asiakirjoja.

Liiketoimintatietojen tarkka ja johdonmukainen kirjaaminen on tärkeää edistymisen merkitsemiseksi, tulevan työn ennakoimiseksi sekä lakisääteisten ja sopimusvelvoitteiden noudattamiseksi.

Esimerkkejä:

    • Raportti: Kenties suurin osa informatiivisesta kirjoittamisesta on raporttikirjoittamista. Organisaatiot tukeutuvat raportteihin toimiakseen, välittääkseen liiketaloudellista ja teknistä tietoa, tallentaakseen tehtyä työtä, tallentaakseen tapahtumia, viimeistelläkseen projekteja ja suosituksia sekä toimiakseen arkistona. Hyvin kirjoitetun raportin avulla lukija voi helposti hahmottaa sisällön ja tarvittaessa tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
    • Taloudelliset tiedot: Asiakirjat, joissa hahmotellaan yrityksen taloudellista tilaa. Näissä selvityksissä esitetään yrityksen taloudellinen tilannekatsaus tietyllä ajanjaksolla.
    • Pöytäkirja: Yhteenveto kokouksen kulusta. Kirjaus keskusteluista, päätöksistä ja tehtävistä osallistujille ja muille.

Vakuuttava yrityskirjoittaminen

Kun ihmiset ajattelevat yrityskirjoittamista, he ajattelevat usein vakuuttavan kirjoittamisen luokkaa. Nämä asiakirjat liittyvät yleensä myyntiin. Vakuuttava kirjoittelu voi olla suoraa, jolloin keskitytään tiettyyn kohteeseen, tai epäsuoraa, jolloin keskitytään asiakassuhteen kehittämiseen.

Tavoite on kaksijakoinen: välittää tietoa ja vakuuttaa lukija siitä, että esitetty tieto tarjoaa parhaan arvon. Teksti kirjoitetaan, jotta se tekisi vaikutuksen lukijaan ja horjuttaisi hänen päätöstään.

Esimerkkejä:

    • Ehdotukset: Näissä asiakirjoissa hahmotellaan tuotteen tai palvelun tarjous tietylle potentiaaliselle asiakkaalle. Ehdotuksessa esitetään yleensä projektin yleiskuvaus, hyödyt, aikataulu, kustannukset ja pätevyys.
    • Myyntisähköposti: Sähköposti, joka kirjoitetaan suurelle määrälle ihmisiä tuotteen tai palvelun esittelyä varten. Lue, miten kirjoitetaan myyntisähköposti.
    • Lehdistötiedote: Toimittajille ja tiedotusvälineille kirjoitettu teksti, jossa esitellään uutta tietoa. Tekstin tavoitteena on saada lukija jakamaan sisältö omissa kanavissaan

Transaktionaalinen liikekirjoittaminen

Transaktionaaliseen liikekirjoittamiseen kuuluu jokapäiväinen viestintä. Suurin osa tästä kirjoittelusta tapahtuu sähköpostitse, mutta siihen kuuluvat myös viralliset kirjeet, lomakkeet ja laskut. Helppo tapa parantaa nopeasti transaktionaalista liikekirjoittamista on osallistua verkkokurssille.

Näitä asiakirjoja käytetään yleisten toimintojen edistämiseen. Niitä käytetään myös hyvien ja huonojen uutisten välittämiseen, ja ne liittyvät usein henkilöstöhallinnon prosesseihin.

Esimerkkejä:

  • Sähköpostit: Asiakirjat, joita käytetään nopeaan tiedonvälitykseen henkilökunnan tai asiakkaiden välillä liiketoiminnassa. Opi kirjoittamaan liikesähköposti.
  • Irtisanomisilmoitus: Tässä kirjeessä kerrotaan työsuhteen päättämiseen liittyvät viralliset asiayhteydet ja menettelytapaohjeet.

Tyylimuistutukset

Vaikka asiakirjan tavoite vaihtelee, liikekirjoittamisen ydin ei vaihtele. Seuraavassa on muutamia hyödyllisiä tyylimuistutuksia.

    • Tehokas ammatillinen kirjoitus kirjoitetaan niin, että siinä on selkeästi määritelty yleisö ja tarkoitus. Se on tulossuuntautunutta kirjoittamista. Teksti auttaa lukijaa tekemään tai tietämään jotakin.
    • Kirjoitustyyli on kirjoitettava tiiviisti, asiallisesti ja ymmärrettävästi. Liiallisella sanamuodolla, jargonilla tai ylimääräisellä tiedolla ei ole sijaa missään liikekirjoituksessa. Jokainen asiakirjan elementti tukee tarkoituksen välittämistä lukijalle.
    • Hyvässä kirjoituksessa ei tietenkään ole kielioppi- ja kirjoitusvirheitä eikä epätarkkoja tietoja.

Jokainen liike-elämän asiakirja kuuluu johonkin näistä neljästä kategoriasta. Määrittelemällä kategorian ymmärrät paremmin asiakirjasi tavoitteen. Tämä oivallus parantaa liikekirjoitustasi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.