Beginner's Guide to Office 365 for Small Business

Office 365 ist eine abonnementbasierte Cloud-Version von Microsoft Office, die auch Zugang zu Cloud-Tools wie OneDrive, Skype for Business und Microsoft Teams bietet. Kleinunternehmer schätzen Office 365, weil es erschwinglich ist und viele Extras enthält. Microsoft stellt regelmäßig Updates zur Verfügung, und das Office 365-Administrationsportal erleichtert die Verwaltung von Benutzerberechtigungen und die Durchführung von Updates. Wenn Sie jedoch noch nie ein Software-Administrator waren und keine Zeit haben, sich in das Verwaltungsportal einzuarbeiten – oder wenn Sie ein sehr kleines Team haben, das nicht alle Cloud-Dienste benötigt, die Microsoft anbietet -, sollten Sie sich vielleicht besser nach Alternativen wie der G Suite von Google umsehen.

Wenn Sie sich für Office 365 entscheiden, erfahren Sie hier, was Sie erwarten können.

Abonnemente für Office 365

Microsoft bietet Office 365 in einer Version für Unternehmen und einer Version für den persönlichen Gebrauch an. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Geschäftsversion, aber Freiberufler und Auftragnehmer erhalten oft die persönliche Version für die Doppelnutzung. Wie bei vielen Software-as-a-Service-Produkten fallen auch bei Office 365 die Gebühren pro Nutzer und Monat an, werden aber jährlich abgerechnet. Es besteht die Möglichkeit, monatlich zu zahlen, aber dann zahlen Sie insgesamt mehr, weshalb wir empfehlen, die jährliche Variante zu wählen. Hier ist eine Übersicht über die drei Abonnementstufen:

  • Office 365 Business Essentials: Die günstigste Office 365-Version ist Essentials. Sie kostet nur 5 US-Dollar pro Monat und Nutzer und umfasst den Zugang zu Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype for Business und Microsoft Teams. Dieses Paket umfasst auch den Zugriff auf die Webversionen von Outlook, Word, Excel und PowerPoint, aber nicht auf die Anwendungen, was bedeutet, dass Sie keinen Offline-Zugriff erhalten. Eine weitere Einschränkung bei dieser Abonnementstufe ist, dass Sie Office-Apps nur auf bis zu fünf Telefonen und fünf Tablets installieren können; bei den anderen Abonnementstufen können Sie sie auch auf bis zu fünf Macs oder PCs gleichzeitig installieren.
  • Office 365 Business: Mit 8,25 US-Dollar pro Nutzer und Monat ist Office 365 Business noch erschwinglich. Diese Version enthält alle Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Access für PCs) sowie den Zugang zu OneDrive. Allerdings sind die anderen Microsoft-Dienste (Exchange, SharePoint, Skype for Business und Microsoft Teams) nicht enthalten. Je nach Größe Ihres Teams und Ihren Anforderungen an die Zusammenarbeit kann dies von Bedeutung sein oder auch nicht. Ein weiteres potenzielles Problem bei dieser Abonnementstufe ist, dass sie keine geschäftlichen E-Mails enthält, was bedeutet, dass Sie keine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse erstellen können, und dass Sie nicht so viel E-Mail-Speicherplatz haben wie bei den anderen Abonnementstufen, die beide 50 GB Speicherplatz für Postfächer und benutzerdefinierte E-Mail-Domänen bieten.
  • Office 365 Business Premium: Wie die anderen Versionen unterstützt auch die oberste Stufe von Office 365 bis zu 300 Benutzer. Sie kostet 12,50 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Dieses Abonnement enthält alles, was die anderen beiden Stufen bieten, zusätzlich aber Microsoft Connections, Microsoft Listings, Outlook Customer Manager, Microsoft Invoicing, Microsoft Bookings, MileIQ und Microsoft Business Center. Wir empfehlen, diese Serviceebene zu meiden, es sei denn, Sie haben einen konkreten Plan für die Nutzung all dieser zusätzlichen Microsoft-Produkte, von denen die meisten für kleinere Unternehmen wahrscheinlich nicht erforderlich sind. Darüber hinaus gibt es viele Anwendungen von Drittanbietern, die das tun können, was diese Add-ons tun, mit zugänglicheren Schnittstellen.

Office 365 vs. Microsoft 365

Office 365 ist eine Cloud-basierte Suite von Produktivitätsanwendungen, die Sie wahrscheinlich kennen: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, usw. Microsoft 365 ist ein Bündel von Diensten, zu denen Office 365 ebenso gehört wie Windows 10 Enterprise.

Einstieg in Office 365

Wie bei den meisten Produkten erlaubt Microsoft neuen Benutzern, Office 365 kostenlos auszuprobieren, aber wie bei Microsoft üblich, müssen Sie dazu ein Formular ausfüllen. Sie können Office 365 auch direkt über die Website erwerben. Sobald Sie relevante Informationen wie die Größe Ihres Teams und die Höhe des Abonnements eingegeben haben, können Sie die Downloads der Software auf einen Mac oder PC verwalten und überprüfen, auf welchen Rechnern die Software bereits installiert ist. Sie können Einladungen an andere Mitglieder Ihres Teams senden, damit diese die Software ebenfalls herunterladen können.

Abhängig von der Größe Ihres Teams, der derzeit verwendeten Technologie und Ihrem Zugang zu internem technischem Support möchten Sie vielleicht ein Drittunternehmen oder einen Berater beauftragen, der Sie bei der Implementierung unterstützt. Um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie eine Office 365-Implementierung abläuft, können Sie sich in allgemeinen Leitfäden über den Prozess informieren, aber bedenken Sie, dass der Zeitrahmen von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich ist. Etablierte Unternehmen, die von einem bestehenden System zu Office 365 migrieren, haben natürlich einen längeren Implementierungszeitraum als kleine Betriebe ohne bereits vorhandene Systeme.

Nach der grundlegenden Implementierung können Sie weitere Anpassungen durch Add-Ons vornehmen, die im Microsoft App Store erhältlich sind. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie zu viele Apps zu schnell implementieren. Office 365 verfügt über viele integrierte Funktionen, und Add-ons können mehr Arbeit für Softwareadministratoren verursachen.

Was ist Microsoft 365 for Business?

Microsoft 365 ist ein Abonnementdienst, mit dem Sie Ihr Unternehmen in der Cloud betreiben können, während Microsoft die IT und die zugehörigen Geräte verwaltet. Microsoft schützt Sie auch vor potenziellen Cyberbedrohungen und versorgt Sie mit allen Updates und der neuesten Unternehmenssoftware. Wenn Sie sich für Microsoft 365 Business anmelden, erhalten Sie außerdem Zugang zu denselben Tools, die Sie auch bei einem Abonnement von Office 365 Business Premium erhalten. So können Sie praktisch von überall aus arbeiten und gleichzeitig die Vorteile und Premium-Funktionen nutzen, für die Microsoft bekannt geworden ist. Es ermöglicht Ihnen auch die Zusammenarbeit mit Mitgliedern Ihres Teams sowie mit anderen Geschäftspartnern. Was ist in Microsoft 365 for Business enthalten?

Wenn Sie Microsoft 365 for Business abonnieren, erhalten Sie Zugang zu den folgenden Funktionen:

  • Abonnementbasierte Zahlungen: Anstatt hohe Kosten im Voraus zu bezahlen, zahlen Sie eine geringe monatliche Gebühr für diesen Dienst.
  • Support rund um die Uhr: Sie können den Web-Support rund um die Uhr erreichen.
  • Monatliche Updates: Sie erhalten jeden Monat sofortigen Zugriff auf neue Funktionen und Updates.
  • Desktop-Versionen der Office-Anwendungen: Mit dem Kauf von Microsoft 365 for Business erhalten Sie Zugriff auf die Vollversionen von Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote.
  • Cloud-Speicher: Sie erhalten bis zu 1 TB praktischen OneDrive-Cloud-Speicherplatz.
  • Eine Lizenz für Office-Apps: Sie können die Apps auf bis zu fünf mobilen Geräten sowie auf bis zu fünf PCs oder Macs nutzen.
  • Professionelles digitales Storytelling: Mit Hilfe von Sway können Sie außerdem ansprechende Newsletter, Präsentationen, webbasierte Newsletter, Schulungsmaterialien und mehr erstellen.

Wie funktioniert Office 365 for Business?

Office 365 ermöglicht es Unternehmern, mit einer Vielzahl von Fachleuten auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten. Sobald Sie sich für den Abonnementdienst angemeldet haben, können Sie mit der Arbeit an geschäftsbezogenen Dokumenten beginnen, die von jedem, den Sie möchten, bearbeitet werden können. So können Sie Dokumente und andere geschäftsbezogene Materialien erstellen, die von mehreren Autoren in Echtzeit bearbeitet werden können.

Aktuelle Updates für Office 365

Microsoft aktualisiert Cloud-Produkte wie Office 365 ständig mit verbesserten Design- und Funktionsmerkmalen. Zu den jüngsten Ergänzungen gehören die folgenden:

  • Upgrades für Skype: Wenn Skype in Ihrem Office 365-Paket enthalten ist, können Sie ein kostenloses Upgrade durchführen. Die neueste Version von Skype bietet schnellere Ladezeiten, kostenlose HD-Videogespräche für Gruppen, direkte Dateifreigabe (bis zu 300 MB, mit einer Drag-and-Drop-Schnittstelle) und eine Chat-Galerie, die ähnlich aussieht wie andere Chats für den geschäftlichen Gebrauch, mit @-Erwähnungen, Benachrichtigungen, Themen und Bot-Add-ons.
  • Vereinfachtes Menüband: Microsoft verspricht, dass das aktuelle Ribbon (die Symbolleiste am oberen Rand des Bildschirms) für diejenigen, die es wünschen, weiterhin zugänglich sein wird. Es wird jedoch auch eine neue Version geben, die „den Benutzern helfen soll, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren und auf natürliche Weise mit anderen zusammenzuarbeiten.“ Die neue Multifunktionsleiste enthält intelligentere Suchoptionen, die von KI unterstützt werden, neue Farbthemen, neue Symbole und mehr.
  • Unterstützung für den Microsoft Übersetzer: Diese Funktion wurde zu Word, Excel und PowerPoint hinzugefügt. Auf der Registerkarte „Überprüfen“ können Sie jetzt ganze Dokumente übersetzen oder Textteile auswählen.
  • Verbesserungen in PowerPoint: Zoom ist eine neue dynamische Navigationsoption für die Präsentation von Folien. Sie haben Miniaturbilder, auf die Sie klicken können, um eine Animation hinzuzufügen. Ein neuer Übergang, Morph genannt, wurde zu PowerPoint hinzugefügt. Damit können Sie fließende Bewegungen zwischen Folien hinzufügen.
  • Neue Funktionen in Excel: Excel fügt sechs neue Funktionen hinzu: CONCAT, IFS, MAXIFS, MINIFS, SWITCH und TEXTJOIN. CONCAT ist ähnlich wie CONCATENATE, unterstützt aber zusätzlich Bereichsreferenzen. Mit MAXIFS erhalten Sie die größte Zahl in einem Bereich und mit MINIFS die kleinste. SWITCH vergleicht einen Wert mit einer Liste von Werten, um das Ergebnis zu finden, das dem ersten übereinstimmenden Wert entspricht. TEXTJOIN kann Text aus mehreren Bereichen kombinieren.

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