4 Arten von Geschäftsdokumenten

Die Welt der Geschäftsdokumente kann riesig erscheinen. Jedes Büro scheint verschiedene Arten von Dokumenten zu haben, jedes mit seinen eigenen Vorlagen und Branchenschwerpunkten. Unterschiedliche Szenarien erfordern unterschiedliche Formen von Geschäftsdokumenten. Die unzähligen Dokumente lassen sich jedoch in vier Hauptstilkategorien einteilen.

Jede Kategorie hat ein übergeordnetes Ziel. Je nach Ziel fällt jedes der vielen Geschäftsdokumente in diese vier großen Segmente. Das Verständnis dieser konzeptionellen Unterteilungen wird Ihnen helfen, Ihre Entscheidungen über die Wahl Ihres Dokuments und Ihr Ziel zu treffen.

Unterrichtliche Geschäftsdokumente

Unterrichtliche Geschäftsdokumente versorgen den Leser mit den Informationen, die er benötigt, um eine Aufgabe zu erfüllen. Die Aufgabe kann sofort erledigt werden oder für eine spätere Verwendung bestimmt sein.

Diese Art von Dokument muss einen Prozess in Schritte unterteilen, die für den Leser verständlich sind. Die schriftliche Aufzeichnung muss das Wissen des Lesers über das Gebiet und den Umfang der Aufgabe berücksichtigen und gleichzeitig Variationen oder potenzielle Probleme einbeziehen.

Beispiele:

    • Benutzerhandbuch: ein Leitfaden, der darauf ausgerichtet ist, dem Kunden die Verwendung eines Produkts zu ermöglichen. Effektive Benutzerhandbücher sind entscheidend für ein gutes Benutzererlebnis und einen zufriedenen Kunden. Benutzerhandbücher werden oft als Teil des technischen Schreibens betrachtet, das eng mit dem geschäftlichen Schreiben verwandt ist.
    • Spezifikationen: ein technisches Dokument, das einen Überblick über ein Produkt oder einen Prozess gibt, der es einem unbekannten, aber sachkundigen Benutzer ermöglicht, es zu konstruieren oder zu rekonstruieren, was eine effektive Verbreitung ermöglicht.
    • Memo: eine kurze Mitteilung über neue Informationen, die innerhalb einer großen Gruppe in einer Organisation ausgetauscht wird. Das Memo kann eine direkte Anweisung enthalten oder ein Hinweis darauf sein, wie künftige Aufgaben zu erledigen sind.

Informatorisches Geschäftsschreiben

Nicht alle Geschäftsschreiben erfordern eine Handlung. Ein großer Teil des Schreibens wird als Referenz oder zur Aufzeichnung erstellt. Diese Kategorie kann einige der weniger glamourösen, aber dennoch wichtigen Dokumente umfassen.

Die genaue und konsistente Aufzeichnung von Geschäftsinformationen ist wichtig, um den Fortschritt zu markieren, künftige Arbeiten vorherzusagen sowie gesetzliche und vertragliche Verpflichtungen einzuhalten.

Beispiele:

    • Bericht: Der größte Teil des informativen Schreibens ist vielleicht das Schreiben von Berichten. Unternehmen sind auf Berichte angewiesen, um zu handeln, um geschäftliche und technische Informationen zu übermitteln, um abgeschlossene Arbeiten zu erfassen, um Vorfälle festzuhalten, um Projekte und Empfehlungen abzuschließen und um als Archiv zu dienen. Ein gut geschriebener Bericht ermöglicht es dem Leser, den Inhalt leicht zu erfassen und gegebenenfalls fundierte Entscheidungen zu treffen.
    • Finanzberichte: Dokumente, die die finanzielle Lage eines Unternehmens darstellen. Diese Aufstellungen bieten eine steuerliche Momentaufnahme eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum.
    • Protokoll: eine Zusammenfassung des Ablaufs einer Sitzung. Eine Aufzeichnung von Diskussionen, Entscheidungen und Aufgaben für Teilnehmer und andere Personen.

Persuasive Business Writing

Wenn Menschen an Business Writing denken, denken sie oft an die Kategorie Persuasive Writing. Diese Dokumente werden im Allgemeinen mit dem Verkauf in Verbindung gebracht. Das überzeugende Schreiben kann direkt sein und sich auf ein bestimmtes Thema konzentrieren, oder indirekt, mit dem Schwerpunkt auf der Entwicklung der Kundenbeziehung.

Das Ziel ist ein zweifaches: Informationen zu vermitteln und den Leser davon zu überzeugen, dass die präsentierten Informationen den besten Wert bieten. Der Text wird geschrieben, um den Leser zu beeindrucken und seine Entscheidung zu beeinflussen.

Beispiele:

    • Vorschläge: Diese Dokumente umreißen ein Angebot für ein Produkt oder eine Dienstleistung an einen bestimmten potenziellen Kunden. Der Vorschlag enthält im Allgemeinen einen Projektüberblick, Vorteile, Zeitplan, Kosten und Kompetenzen.
    • Verkaufs-E-Mail: eine E-Mail, die an eine große Anzahl von Personen geschrieben wird, um ein Produkt oder eine Dienstleistung anzupreisen. Erfahren Sie, wie man eine Verkaufs-E-Mail schreibt.
    • Pressemitteilung: Ein Text, der für Journalisten und Medien geschrieben wird und neue Informationen präsentiert. Der Text zielt darauf ab, den Leser davon zu überzeugen, den Inhalt über seine eigenen Kanäle weiterzugeben

Transactional Business Writing

Alltägliche Kommunikation fällt unter Transactional Business Writing. Die meisten dieser Schreiben werden per E-Mail verschickt, aber auch offizielle Briefe, Formulare und Rechnungen gehören dazu. Eine einfache Möglichkeit, Ihre Schreibfähigkeiten im Geschäftsleben zu verbessern, ist ein Online-Kurs.

Diese Dokumente werden verwendet, um allgemeine Vorgänge voranzutreiben. Sie werden auch verwendet, um gute und schlechte Nachrichten zu übermitteln, oft in Verbindung mit Personalprozessen.

Beispiele:

  • E-Mails: Dokumente, die zur schnellen Übermittlung von Informationen zwischen Mitarbeitern oder Kunden im Geschäftsleben verwendet werden. Lernen Sie, wie man eine geschäftliche E-Mail schreibt.
  • Entlassungsschreiben: Dieses Schreiben liefert den offiziellen Kontext und die Verfahrensdetails im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Stilhinweise

Während das Ziel des Dokuments variiert, bleibt der Kern des geschäftlichen Schreibens gleich. Hier sind einige hilfreiche Hinweise zum Stil.

    • Effektives professionelles Schreiben hat ein klar definiertes Publikum und einen klar definierten Zweck im Sinn. Es handelt sich um ergebnisorientiertes Schreiben. Der Text hilft dem Leser, etwas zu tun oder zu wissen.
    • Der Schreibstil sollte prägnant, relevant und verständlich sein. Übertriebene Formulierungen, Jargon oder überflüssige Informationen haben in einem Geschäftsdokument nichts zu suchen. Jedes Element des Dokuments unterstützt die Vermittlung des Zwecks an den Leser.
    • Natürlich ist gutes Schreiben frei von Grammatik- und Rechtschreibfehlern und ungenauen Informationen.

Jedes Geschäftsdokument fällt in eine dieser vier Kategorien. Indem Sie die Kategorie bestimmen, können Sie das Ziel Ihres Dokuments besser verstehen. Diese Einsicht wird Ihre Geschäftsdokumente verbessern.

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