Guide til Office 365 for små virksomheder for begyndere'

Office 365 er en abonnementsbaseret cloud-version af Microsoft Office, der også giver adgang til cloud-værktøjer som OneDrive, Skype for Business og Microsoft Teams. Små virksomhedsejere kan lide Office 365, fordi det er overkommeligt og leveres med masser af ekstraudstyr. Microsoft udruller opdateringer regelmæssigt, og Office 365-administratorportalen gør det nemt at administrere brugertilladelser og håndhæve opdateringer. Men hvis du aldrig har været softwareadministrator, og du ikke har tid til at lære administrationsportalen at kende – eller hvis du har et meget lille team, der ikke har brug for alle de cloud-tjenester, som Microsoft tilbyder, er det måske bedre at tjekke alternativer som Googles G Suite.

Hvis du går videre med at indføre Office 365, kan du se her, hvad du kan forvente.

Office 365-abonnementsniveauer

Microsoft tilbyder versioner af Office 365 med fokus på virksomheder og versioner til personlig brug. Denne artikel fokuserer på den erhvervsmæssige linje, men freelancere og entreprenører får ofte den personlige version til dobbelt brug. Som med mange software-as-a-service-produkter er gebyrerne for Office 365 pr. bruger pr. måned, men de faktureres årligt. Der er mulighed for at betale fra måned til måned; men du ender med at betale mere samlet set, så vi anbefaler, at du vælger den årlige løsning. Her er en oversigt over de tre abonnementsniveauer:

  • Office 365 Business Essentials: Den billigste Office 365-version er Essentials. Den koster kun 5 USD om måneden pr. bruger og omfatter adgang til Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype for Business og Microsoft Teams. Denne pakke omfatter også adgang til webversioner af Outlook, Word, Excel og PowerPoint, men ikke til programmerne, hvilket betyder, at du ikke får offlineadgang. En anden begrænsning med dette abonnementsniveau er, at du kun kan installere Office-apps på op til fem telefoner og fem tablets; med de andre abonnementsniveauer kan du også installere dem på op til fem Macs eller pc’er ad gangen.
  • Office 365 Business: Med en pris på 8,25 USD pr. bruger pr. måned er Office 365 Business stadig overkommeligt. Denne version indeholder alle Office-programmerne (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote og Access til pc’er) samt adgang til OneDrive. Den omfatter dog ikke de andre Microsoft-tjenester (Exchange, SharePoint, Skype for Business og Microsoft Teams). Afhængigt af størrelsen af dit team og dine samarbejdsbehov kan dette have eller ikke have nogen betydning. Det andet potentielle problem med dette abonnementsniveau er, at det ikke omfatter virksomhedsmail, hvilket betyder, at du ikke kan oprette en brugerdefineret e-mail-adresse, og at du ikke får så meget e-mail-lagerplads, som du får med de andre abonnementsniveauer, som begge tilbyder 50 GB postkasseplads og brugerdefinerede e-mail-domæner.
  • Office 365 Business Premium: Ligesom de andre versioner understøtter det øverste niveau af Office 365 op til 300 brugere. Den koster 12,50 dollars pr. bruger pr. måned. Dette abonnement indeholder alt det, som de to andre niveauer tilbyder, med tilføjelse af Microsoft Connections, Microsoft Listings, Outlook Customer Manager, Microsoft Invoicing, Microsoft Bookings, MileIQ og Microsoft Business Center. Vi anbefaler, at du undgår dette serviceniveau, medmindre du har en konkret plan for at udnytte alle disse ekstra Microsoft-produkter, hvoraf de fleste nok ikke er nødvendige for mindre virksomheder. Derudover findes der masser af apps fra tredjeparter, der kan gøre det samme som disse tillægsmoduler, med mere tilgængelige grænseflader.

Office 365 vs. Microsoft 365

Office 365 er en cloud-baseret pakke af produktivitetsapps, som du sikkert kender; Outlook, Word, Excel, PowerPoint osv. Microsoft 365 er et bundt af tjenester, herunder Office 365, samt ting som Windows 10 Enterprise.

Gå i gang med Office 365

Som med de fleste produkter giver Microsoft nye brugere mulighed for at prøve Office 365 gratis, men på ægte Microsoft-manér skal du udfylde en formular for at gøre det. Du kan også købe Office 365 direkte direkte fra webstedet. Når du har indtastet relevante oplysninger, f.eks. størrelsen af dit team og dit abonnementsniveau, kan du administrere downloads af softwaren til en Mac eller pc og se, hvilke maskiner der allerede har den installeret. Du kan sende invitationer til andre på dit team, så de også kan downloade det.

Afhængigt af størrelsen af dit team, den teknologi, du bruger i øjeblikket, og din adgang til intern teknisk support, vil du måske hyre en tredjepartsvirksomhed eller konsulent til at hjælpe dig med implementeringsprocessen. For at få en idé om, hvad implementeringen af Office 365 indebærer, kan du tjekke generelle vejledninger om processen, men husk på, at tidslinjerne varierer drastisk fra virksomhed til virksomhed. Etablerede virksomheder, der migrerer til Office 365 fra et eksisterende system, vil naturligvis have en længere implementeringsperiode end små virksomheder uden allerede eksisterende systemer.

Efter den grundlæggende implementering kan du udforske yderligere tilpasninger gennem add-ons, der er tilgængelige i Microsofts app-butik. Du skal dog være forsigtig med at implementere for mange apps for hurtigt. Office 365 har masser af indbygget funktionalitet, og add-ons kan skabe mere arbejde for softwareadministratorer.

Hvad er Microsoft 365 for Business?

Microsoft 365 er en abonnementstjeneste, der giver dig mulighed for at drive din organisation i skyen, mens Microsoft administrerer IT og de tilhørende enheder. Microsoft beskytter dig også mod potentielle cybertrusler og forsyner dig med alle opdateringer og den nyeste forretningssoftware. Når du tilmelder dig Microsoft 365 Business, får du desuden adgang til de samme værktøjer, som du får, når du abonnerer på Office 365 Business Premium. Dette giver dig mulighed for at arbejde fra stort set alle steder, mens du nyder godt af de fordele og premium-funktioner, som Microsoft er blevet kendt for. Det gør det også muligt for dig at samarbejde med medlemmer af dit team samt med andre forretningsforbindelser. Hvad er inkluderet i Microsoft 365 for Business?

Hvis du abonnerer på Microsoft 365 for Business, får du adgang til følgende funktioner:

  • Abonnementsbaserede betalinger: I stedet for at betale store omkostninger på forhånd betaler du et lille månedligt gebyr for denne tjeneste.
  • Support døgnet rundt: Du vil kunne kontakte websupport døgnet rundt.
  • Månedlige opdateringer: Du får øjeblikkelig adgang til nye funktioner og opdateringer hver måned.
  • Desktop-versioner af Office-apps: Ved at købe Microsoft 365 for Business får du adgang til de fulde versioner af Outlook, Word, Excel, PowerPoint og OneNote.
  • Cloudlagring: Du får op til 1 TB praktisk OneDrive-skylagringsplads.
  • Én licens til Office-apps: Du kan bruge appsene på op til fem mobile enheder samt op til fem pc’er eller Mac-computere.
  • Professionel digital storytelling: Ved hjælp af Sway kan du også oprette engagerende nyhedsbreve, præsentationer, webbaserede nyhedsbreve, undervisningsmaterialer og meget mere.

Hvordan fungerer Office 365 for Business?

Office 365 gør det muligt for virksomhedsejere at samarbejde med en lang række fagfolk over hele verden. Når du har tilmeldt dig abonnementstjenesten, kan du begynde at arbejde på forretningsrelaterede dokumenter, som kan revideres af alle, du ønsker. Derfor kan du oprette dokumenter og andet forretningsrelateret materiale, der kan redigeres af flere forfattere i realtid.

Reneste Office 365-opdateringer

Microsoft opdaterer konstant cloud-produkter som Office 365 med forbedrede designfunktioner og funktionalitet. Blandt de seneste tilføjelser kan nævnes følgende:

  • Opgraderinger til Skype: Hvis Skype er inkluderet i den Office 365-pakke, du har, kan du opgradere gratis. Den nyeste version af Skype indeholder hurtigere indlæsningstider, gratis HD-videoopkald for grupper, direkte fildeling (op til 300 MB med en træk-og-slip-grænseflade) og et chatgalleri, der ligner andre chats til forretningsbrug med @-henvisninger, notifikationer, temaer og bot-tilføjelser.
  • Forenklet farvebånd: Microsoft lover, at det nuværende bånd (værktøjslinjen øverst på skærmen) stadig vil være tilgængeligt for dem, der ønsker det. Der vil dog også være en ny version, der er “designet til at hjælpe brugerne med at fokusere på deres arbejde og samarbejde naturligt med andre”. Det nye bånd vil indeholde smartere søgemuligheder drevet af AI, nye farvetemaer, nye ikoner og meget mere.
  • Støtte til Microsoft-oversætter: Denne funktion blev tilføjet til Word, Excel og PowerPoint. Under fanen Gennemgang kan du nu oversætte hele dokumenter eller vælge dele af teksten.
  • PowerPoint-forbedringer: Zoom er en ny dynamisk navigationsmulighed til præsentation af dias. Du får miniaturebilleder, som du kan klikke på for at tilføje en animation. En ny overgang, kaldet Morph, er blevet tilføjet til PowerPoint. Den giver dig mulighed for at tilføje glidende bevægelser mellem dias.
  • Nye funktioner i Excel: Excel tilføjer seks nye funktioner: CONCAT, IFS, IFS, MAXIFS, MINIFS, SWITCH og TEXTJOIN. CONCAT svarer til CONCATENATE, men den tilføjer understøttelse af områdehenvisninger. MAXIFS kan give dig det største tal i et interval, og MINIFS returnerer det mindste tal. SWITCH evaluerer en værdi i forhold til en liste af værdier for at finde det resultat, der svarer til den første matchende værdi. TEXTJOIN kan kombinere tekst fra flere intervaller.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.