4 typer af forretningsskriverier

Verden af forretningsskriverier kan virke enorm. Hvert kontor synes at have variationer af dokumenter, hver med deres personlige skabeloner og branchefokus. Varierende scenarier kræver varierende former for forretningsskrivning. Men de utallige dokumenter kan destilleres ind i til fire hovedstilkategorier.

Hver kategori har sit overordnede mål. På baggrund af målet falder hvert af de mange forretningsdokumenter inden for disse fire overordnede segmenter. Forståelse af disse begrebsmæssige opdelinger vil være med til at styre dine beslutninger om valg af dokument og målsætning.

Instruktiv forretningsskrivning

Instruktiv forretningsskrivning giver læseren de oplysninger, der er nødvendige for at udføre en opgave. Opgaven kan have behov for at blive udført med det samme, eller den kan være til fremtidig reference.

Denne type dokument skal opdele en proces i trin, der er forståelige for læseren. Den skriftlige dokumentation skal tage hensyn til læserens viden om området, opgavens omfang og samtidig integrere variationer eller potentielle problemer.

Eksempler:

    • Brugervejledning: en vejledning, der fokuserer på at give kunden mulighed for at bruge et produkt. Effektive brugermanualer er afgørende for en god brugeroplevelse og en tilfreds kunde. Brugermanualer betragtes ofte som en del af teknisk skrivning, som er nært beslægtet med business writing.
    • Specifikationer: Et teknisk dokument, der giver en oversigt over et produkt eller en proces, som gør det muligt for en ukendt, men kyndig bruger at konstruere eller rekonstruere det, hvilket muliggør en effektiv distribution.
    • Memo: En kort meddelelse om nye oplysninger, der deles i en stor gruppe i en organisation. Memoet kan indeholde en direkte instruktion eller være en henvisning til, hvordan fremtidige opgaver skal udføres.

Informationel forretningsskrivning

Når ikke al forretningsskrivning kræver handling. En stor mængde skrivning bliver skabt til reference eller registrering. Denne kategori kan omfatte nogle af de mindre glamourøse, men stadig vigtige dokumenter.

Det er vigtigt at registrere forretningsoplysninger præcist og konsekvent for at markere fremskridt, forudsige fremtidigt arbejde samt overholde juridiske og kontraktmæssige forpligtelser.

Eksempler:

    • Rapport: Måske er hovedparten af informationsskrivningen rapportskrivning. Organisationer er afhængige af rapporter for at handle, for at kommunikere forretningsmæssige og tekniske oplysninger, for at registrere udført arbejde, for at registrere hændelser, for at færdiggøre projekter og anbefalinger og for at fungere som arkiv. En velskrevet rapport giver læseren mulighed for let at forstå indholdet og, hvis det er relevant, træffe informerede beslutninger.
    • Regnskaber: dokumenter, der beskriver en virksomheds økonomiske situation. Disse opgørelser giver et finanspolitisk øjebliksbillede af en virksomhed i en bestemt periode.
    • Referat: et resumé af et mødes forhandlinger. Et referat af diskussioner, beslutninger og opgaver for deltagerne og andre.

Persuasive Business Writing

Når folk tænker på business writing, tænker de ofte på kategorien persuasive writing. Disse dokumenter er generelt forbundet med salg. Den overbevisende skrivning kan være direkte, med fokus på en specifik vare, eller indirekte, med fokus på at udvikle kundeforholdet.

Målet er todelt: at formidle information og overbevise læseren om, at den præsenterede information giver den bedste værdi. Teksten er skrevet for at imponere læseren og påvirke dennes beslutning.

Eksempler:

    • Forslag: Disse dokumenter skitserer et tilbud om et produkt eller en tjenesteydelse til en specifik potentiel kunde. I forslaget præsenteres generelt projektoversigt, fordele, tidslinje, omkostninger og kompetencer.
    • Salgsmail: En e-mail, der skrives til et stort antal personer for at præsentere et produkt eller en tjenesteydelse. Lær, hvordan du skriver en salgsmail.
    • Pressemeddelelse: En tekst, der er skrevet til journalister og medier, og som præsenterer nye oplysninger. Teksten har til formål at overtale læseren til at dele indholdet via deres egne kanaler

Transaktionel forretningsskrivning

Den daglige kommunikation falder ind under transaktionel forretningsskrivning. Størstedelen af denne skrivning foregår via e-mail, men omfatter også officielle breve, formularer og fakturaer. En nem måde til hurtigt at forbedre din transaktionsmæssige forretningsskrivning er at tage et onlinekursus.

Disse dokumenter bruges til at fremme generelle operationer. De bruges også til at formidle gode og dårlige nyheder, ofte i forbindelse med personaleprocesser.

Eksempler:

  • E-mails: Dokumenter, der bruges til hurtigt at kommunikere oplysninger mellem medarbejdere eller kunder i forretningsaktiviteter. Lær, hvordan man skriver en forretningsmail.
  • Afskedigelsesmeddelelse: Dette brev giver den officielle kontekst og de proceduremæssige detaljer i forbindelse med opsigelse af en ansættelse.

Stilvejledninger

Mens dokumentets mål varierer, gør kernen i forretningsskrivningen det ikke. Her er nogle nyttige stilvejledninger.

    • Effektive professionelle tekster er skrevet med en klart defineret målgruppe og et klart defineret formål i tankerne. Det er resultatorienteret skrivning. Teksten hjælper læseren med at gøre eller vide noget.
    • Stilen skal skrives kortfattet, relevant og forståelig. Overdrevne formuleringer, jargon eller overflødige oplysninger hører ikke hjemme i nogen form for forretningsskrift. Hvert element i dokumentet understøtter formidlingen af formålet til læseren.
    • En god skriftlig fremstilling er naturligvis fri for grammatik- og stavefejl og upræcise oplysninger.

Hvert forretningsdokument falder ind under en af disse fire kategorier. Ved at bestemme kategorien kan du bedre forstå dit dokuments formål. Denne indsigt vil forbedre din forretningsskrivning.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.