Průvodce pro začátečníky' k Office 365 pro malé firmy

Office 365 je předplacená cloudová verze sady Microsoft Office, která nabízí také přístup ke cloudovým nástrojům, jako jsou OneDrive, Skype pro firmy a Microsoft Teams. Majitelé malých firem si Office 365 oblíbili, protože je cenově dostupný a obsahuje spoustu doplňků. Microsoft pravidelně zavádí aktualizace a portál správce Office 365 usnadňuje správu oprávnění uživatelů a vynucování aktualizací. Pokud jste však nikdy nebyli správci softwaru a nemáte čas učit se o portálu správce – nebo pokud máte velmi malý tým, který nepotřebuje všechny cloudové služby nabízené společností Microsoft – možná bude lepší, když se podíváte na alternativy, jako je G Suite od společnosti Google.

Pokud se rozhodnete přijmout Office 365, zde je popis toho, co můžete očekávat.

Úrovně předplatného Office 365

Microsoft nabízí verze Office 365 zaměřené na firmy a verze pro osobní použití. Tento článek se zaměřuje na firemní řadu, ale lidé na volné noze a dodavatelé si často pořizují osobní verzi pro dvojí použití. Stejně jako u mnoha jiných produktů typu software jako služba jsou poplatky za Office 365 stanoveny na uživatele za měsíc, ale jsou účtovány ročně. Existuje možnost platit měsíčně; ve výsledku však zaplatíte celkově více, takže doporučujeme zvolit roční cestu. Zde je přehled tří úrovní předplatného:

  • Office 365 Business Essentials: Nejlevnější verzí Office 365 je Essentials. Stojí jen 5 dolarů měsíčně na uživatele a zahrnuje přístup k Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype pro firmy a Microsoft Teams. Tento balíček zahrnuje také přístup k webovým verzím aplikací Outlook, Word, Excel a PowerPoint, ale ne k aplikacím, což znamená, že nezískáte offline přístup. Dalším omezením této úrovně předplatného je, že aplikace Office můžete nainstalovat pouze do pěti telefonů a pěti tabletů; u ostatních úrovní předplatného je můžete nainstalovat také až do pěti počítačů Mac nebo PC najednou.
  • Office 365 Business: Za 8,25 USD na uživatele měsíčně je Office 365 Business stále cenově dostupný. Tato verze obsahuje všechny aplikace Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote a Access pro PC) a také přístup ke službě OneDrive. Nezahrnuje však další služby společnosti Microsoft (Exchange, SharePoint, Skype pro firmy a Microsoft Teams). V závislosti na velikosti vašeho týmu a potřebách spolupráce to může, ale nemusí být důležité. Dalším potenciálním problémem této úrovně předplatného je, že nezahrnuje firemní e-mail, což znamená, že si nemůžete vytvořit vlastní e-mailovou adresu, a nebudete mít k dispozici tolik e-mailového úložiště jako u ostatních úrovní předplatného, které obě nabízejí 50 GB prostoru pro poštovní schránky a vlastní e-mailové domény.
  • Office 365 Business Premium: Stejně jako ostatní verze podporuje nejvyšší úroveň Office 365 až 300 uživatelů. Stojí 12,50 USD za uživatele měsíčně. Toto předplatné obsahuje vše, co nabízejí ostatní dvě úrovně, a navíc obsahuje Microsoft Connections, Microsoft Listings, Outlook Customer Manager, Microsoft Invoicing, Microsoft Bookings, MileIQ a Microsoft Business Center. Doporučujeme se této úrovni služby vyhnout, pokud nemáte konkrétní plán využití všech těchto doplňkových produktů Microsoft, z nichž většina pravděpodobně není pro menší provozy nezbytná. Navíc existuje spousta aplikací třetích stran, které umí to, co tyto doplňky, a mají přístupnější rozhraní.

Office 365 vs. Microsoft 365

Office 365 je cloudová sada aplikací pro produktivitu, kterou pravděpodobně znáte: Outlook, Word, Excel, PowerPoint atd. Microsoft 365 je balík služeb zahrnující Office 365 a také například Windows 10 Enterprise.

Začínáme s Office 365

Stejně jako u většiny produktů umožňuje společnost Microsoft novým uživatelům vyzkoušet si Office 365 zdarma, ale věrně ve stylu společnosti Microsoft k tomu musíte vyplnit formulář. Office 365 si můžete také zakoupit přímo na webových stránkách. Po zadání příslušných informací, jako je velikost týmu a úroveň předplatného, budete spravovat stahování softwaru do počítače Mac nebo PC a budete moci zkontrolovat, na kterých počítačích je již nainstalován. Můžete rozeslat pozvánky ostatním členům týmu, aby si jej také mohli stáhnout.

V závislosti na velikosti vašeho týmu, technice, kterou v současné době používáte, a přístupu k interní technické podpoře si možná budete chtít najmout společnost třetí strany nebo konzultanta, který vám s procesem implementace pomůže. Chcete-li získat představu o tom, co implementace Office 365 obnáší, podívejte se na obecné průvodce tímto procesem, ale mějte na paměti, že časové lhůty se v jednotlivých společnostech výrazně liší. Zavedené podniky, které přecházejí na Office 365 ze stávajícího systému, budou mít přirozeně delší dobu implementace než malé provozy bez již zavedených systémů.

Po základní implementaci můžete prozkoumat další možnosti přizpůsobení prostřednictvím doplňků dostupných v obchodě s aplikacemi Microsoft. Buďte však opatrní a neimplementujte příliš mnoho aplikací příliš rychle. Office 365 má spoustu vestavěných funkcí a doplňky mohou správcům softwaru přidělávat práci.

Co je Microsoft 365 pro firmy?

Microsoft 365 je předplacená služba, která umožňuje provozovat organizaci v cloudu, zatímco Microsoft spravuje IT a související zařízení. Microsoft vás také chrání před potenciálními kybernetickými hrozbami a poskytuje vám veškeré aktualizace a nejnovější podnikový software. Přihlášením k odběru služby Microsoft 365 Business navíc získáte přístup ke stejným nástrojům, které získáte při předplatném služby Office 365 Business Premium. Můžete tak pracovat prakticky odkudkoli a zároveň využívat výhod a prémiových funkcí, kterými je společnost Microsoft proslulá. Umožňuje vám také spolupracovat s členy vašeho týmu i s dalšími přidruženými firmami. Co je součástí služby Microsoft 365 pro firmy?

Pokud si předplatíte službu Microsoft 365 pro firmy, získáte přístup k následujícím funkcím:

  • Platby na základě předplatného:
  • Nepřetržitá podpora: Místo velkých nákladů předem budete za tuto službu platit malý měsíční poplatek:
  • Měsíční aktualizace: Budete moci kontaktovat webovou podporu 24 hodin denně, 7 dní v týdnu:
  • Desktopové verze aplikací Office: Zakoupením služby Microsoft 365 pro firmy získáte přístup k plným verzím aplikací Outlook, Word, Excel, PowerPoint a OneNote.
  • Cloudové úložiště:
  • Jedna licence na aplikace Office: Aplikace můžete používat až na pěti mobilních zařízeních a až na pěti počítačích PC nebo Mac.
  • Profesionální digitální vyprávění příběhů:

Jak funguje Office 365 pro firmy?

Office 365 umožňuje majitelům firem spolupracovat s nejrůznějšími odborníky po celém světě. Po registraci předplacené služby můžete začít pracovat na dokumentech souvisejících s podnikáním, které může kdokoli revidovat. Můžete tedy vytvářet dokumenty a další materiály související s podnikáním, které může upravovat několik autorů v reálném čase.

Aktuální aktualizace Office 365

Microsoft neustále aktualizuje cloudové produkty, jako je Office 365, a vylepšuje jejich designové vlastnosti a funkce. Mezi poslední novinky patří následující:

  • Upgrade Skypu: Pokud je Skype součástí balíčku Office 365, který máte, můžete jej upgradovat zdarma. Nejnovější verze Skypu obsahuje rychlejší načítání, bezplatné HD videohovory pro skupiny, přímé sdílení souborů (až 300 MB, s rozhraním drag-and-drop) a galerii chatu, která vypadá podobně jako ostatní chaty pro firemní použití s @ zmínkami, oznámeními, motivy a doplňky botů.
  • Zjednodušená lišta: Microsoft slibuje, že současný ribbon (panel nástrojů v horní části obrazovky) bude stále přístupný těm, kteří o něj stojí. K dispozici však bude i nová verze, která je „navržena tak, aby uživatelům pomohla soustředit se na práci a přirozeně spolupracovat s ostatními“. Nová lišta bude obsahovat chytřejší možnosti vyhledávání podporované umělou inteligencí, nová barevná témata, nové ikony a další.
  • Podpora překladače Microsoft: Tato funkce byla přidána do aplikací Word, Excel a PowerPoint. Na kartě Přehled můžete nyní překládat celé dokumenty nebo vybrat části textu.
  • Vylepšení aplikace PowerPoint: Přiblížení je nová možnost dynamické navigace při prezentaci snímků. K dispozici budete mít miniatury, na které můžete kliknout a přidat tak animaci. Do aplikace PowerPoint byl přidán nový přechod nazvaný Morph. Umožňuje přidat plynulý pohyb mezi jednotlivými snímky.
  • Nové funkce v aplikaci Excel: Excel přidává šest nových funkcí: CONCAT, IFS, MAXIFS, MINIFS, SWITCH a TEXTJOIN. Funkce CONCAT je podobná funkci CONCATENATE, ale přidává podporu odkazů na rozsah. Funkce MAXIFS dokáže získat největší číslo v rozsahu a funkce MINIFS vrátí nejmenší číslo. SWITCH vyhodnotí jednu hodnotu oproti seznamu hodnot a najde výsledek odpovídající první odpovídající hodnotě. TEXTJOIN může kombinovat text z více rozsahů.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.