4 typy stylů obchodního psaní

Svět obchodního psaní se může zdát rozsáhlý. Zdá se, že každá kancelář má své varianty dokumentů, z nichž každá má své osobní šablony a oborové zaměření. Různé scénáře vyžadují různé formy obchodního psaní. Nesčetné množství dokumentů však lze destilovat do čtyř hlavních stylových kategorií.

Každá kategorie má svůj celkový cíl. Na základě cíle spadá každý z mnoha obchodních dokumentů do těchto čtyř širokých segmentů. Pochopení těchto koncepčních dělení vám pomůže při rozhodování o výběru dokumentu a jeho cíle.

Instrukční obchodní psaní

Instrukční obchodní psaní poskytuje čtenáři informace potřebné k dokončení úkolu. Úkol může být třeba splnit okamžitě nebo může být určen pro budoucí použití.

Tento typ dokumentu musí rozdělit proces do kroků, které jsou pro čtenáře srozumitelné. Písemný záznam musí zohledňovat čtenářovy znalosti v dané oblasti, rozsah úkolu a zároveň integrovat varianty nebo potenciální problémy.

Příklady:

    • Uživatelská příručka: Příručka zaměřená na to, aby zákazník mohl produkt používat. Efektivní uživatelské příručky jsou klíčové pro dobrou uživatelskou zkušenost a spokojeného zákazníka. Uživatelské příručky jsou často považovány za součást technického psaní, které úzce souvisí s obchodním psaním.
    • Specifikace: technický dokument, který poskytuje nástin produktu nebo procesu, který umožňuje jeho konstrukci nebo rekonstrukci neznalým, ale znalým uživatelem, což umožňuje jeho efektivní distribuci.
    • Memo: krátké oznámení nových informací sdílené v rámci velké skupiny v organizaci. Memo může obsahovat přímý pokyn nebo být odkazem na to, jak splnit budoucí úkoly.

Informační obchodní psaní

Ne každé obchodní psaní vyžaduje akci. Velký objem písemností vzniká pro referenci nebo záznam. Do této kategorie lze zařadit některé méně efektní, ale přesto nezbytné dokumenty.

Přesné a důsledné zaznamenávání obchodních informací je důležité pro označování postupu, předvídání budoucí práce a také pro dodržování právních a smluvních povinností.

Příklady:

    • Zpráva: Snad největší část informačního psaní tvoří psaní zpráv. Organizace se spoléhají na zprávy, aby mohly jednat, sdělovat obchodní a technické informace, zachycovat vykonanou práci, zaznamenávat události, dokončovat projekty a doporučení a sloužit jako archiv. Dobře napsaná zpráva umožňuje čtenáři snadno pochopit její obsah a případně učinit informované rozhodnutí.
    • Finanční zprávy: dokumenty, které nastiňují finanční stav společnosti. Tyto výkazy poskytují fiskální přehled o společnosti za určité období.
    • Zápis: shrnutí průběhu jednání. Záznam diskusí, rozhodnutí a úkolů pro účastníky a ostatní.

Přesvědčovací obchodní psaní

Když lidé přemýšlejí o obchodním psaní, často se jim vybaví kategorie přesvědčovacího psaní. Tyto dokumenty jsou obvykle spojeny s prodejem. Přesvědčovací psaní může být přímé, se zaměřením na konkrétní věc, nebo nepřímé, se zaměřením na rozvoj vztahu s klientem.

Cíl je dvojí: předat informaci a přesvědčit čtenáře, že předkládaná informace nabízí nejlepší hodnotu. Text je psán tak, aby na čtenáře zapůsobil a ovlivnil jeho rozhodnutí.

Příklady:

    • Návrhy: Tyto dokumenty nastiňují nabídku produktu nebo služby konkrétnímu potenciálnímu klientovi. Návrh obvykle představuje přehled projektu, přínosy, časový plán, náklady a kompetence.
    • Prodejní e-mail: e-mail psaný velkému počtu lidí, který má představit produkt nebo službu. Naučte se psát prodejní e-mail.
    • Tisková zpráva: text psaný pro novináře a média, který představuje nové informace. Cílem textu je přesvědčit čtenáře, aby obsah sdílel svými vlastními kanály

Transakční obchodní psaní

Každodenní komunikace spadá pod transakční obchodní psaní. Většina tohoto psaní probíhá prostřednictvím e-mailu, ale patří sem i oficiální dopisy, formuláře a faktury. Snadným způsobem, jak se rychle zlepšit v transakčním obchodním psaní, je absolvovat online kurz.

Tyto dokumenty slouží k postupu obecných operací. Používají se také ke sdělování dobrých a špatných zpráv, často jsou spojeny s personálními procesy.

Příklady:

  • E-maily: dokumenty používané k rychlému sdělování informací mezi zaměstnanci nebo klienty v rámci obchodních činností. Naučte se psát obchodní e-maily.
  • Výpověď z pracovního poměru: tento dopis uvádí oficiální souvislosti a procedurální podrobnosti spojené s ukončením pracovního poměru.

Připomínky ke stylu

Ačkoli cíl dokumentu se liší, podstata psaní obchodních dopisů nikoli. Zde je několik užitečných připomínek ke stylu.

    • Efektivní odborné psaní je psáno s ohledem na jasně definované publikum a účel. Jedná se o psaní zaměřené na výsledky. Text pomáhá čtenáři něco udělat nebo vědět.
    • Styl psaní by měl být psán tak, aby byl stručný, výstižný a srozumitelný. Nadměrné formulace, žargon nebo cizí informace nemají místo v žádném typu obchodního psaní. Každý prvek dokumentu podporuje sdělení účelu čtenáři.
    • Dobrý písemný projev samozřejmě neobsahuje gramatické a pravopisné chyby a nepřesné informace.

Každý obchodní dokument spadá do jedné z těchto čtyř kategorií. Určením kategorie lépe pochopíte cíl svého dokumentu. Toto poznání zlepší váš obchodní písemný projev.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.