4 tipos de estilos de escritura empresarial

El mundo de la escritura empresarial puede parecer vasto. Cada oficina parece tener variaciones de documentos, cada uno con sus plantillas personalizadas y su enfoque de la industria. Los distintos escenarios requieren distintas formas de redacción empresarial. Sin embargo, los innumerables documentos pueden destilarse en cuatro categorías principales de estilo.

Cada categoría tiene su objetivo general. En función del objetivo, cada uno de los numerosos documentos empresariales se encuadra en estos cuatro grandes segmentos. Entender estas divisiones conceptuales le ayudará a guiar sus decisiones sobre la elección y el objetivo de su documento.

Escritura comercial instructiva

La escritura comercial instructiva proporciona al lector la información necesaria para completar una tarea. La tarea puede necesitarse inmediatamente o puede ser para una referencia futura.

Este tipo de documento debe desglosar un proceso en pasos que sean comprensibles para el lector. El registro escrito debe tener en cuenta el conocimiento del lector sobre el área, el alcance de la tarea y, al mismo tiempo, integrar las variaciones o los problemas potenciales.

Ejemplos:

    • Manual de usuario: una guía centrada en permitir al cliente utilizar un producto. Unos manuales de usuario eficaces son cruciales para una buena experiencia de usuario y un cliente satisfecho. Los manuales de usuario suelen considerarse parte de la escritura técnica, que está estrechamente relacionada con la escritura empresarial.
    • Especificaciones: documento técnico que proporciona un esquema de un producto o proceso que permite ser construido o reconstruido por un usuario no familiarizado pero con conocimientos, lo que permite una distribución eficaz.
    • Memo: notificación breve de una nueva información que se comparte en un grupo grande de una organización. El memorándum puede incluir una instrucción directa o ser una referencia sobre cómo completar futuras tareas.

Escritura empresarial informativa

No toda la escritura empresarial requiere acción. Un gran volumen de escritos se crea para referencia o registro. Esta categoría puede incluir algunos de los documentos menos glamurosos pero aún así esenciales.

Registrar la información empresarial de forma precisa y coherente es importante para marcar el progreso, predecir el trabajo futuro, así como para cumplir con las obligaciones legales y contractuales.

Ejemplos:

    • Informe: tal vez la mayor parte de la escritura informativa es la escritura de informes. Las organizaciones dependen de los informes para actuar, para comunicar información empresarial y técnica, para plasmar el trabajo realizado, para registrar incidencias, para finalizar proyectos y recomendaciones y para actuar como archivo. Un informe bien redactado permite al lector captar fácilmente el contenido y, en su caso, tomar decisiones con conocimiento de causa.
    • Financieros: documentos que describen el estado financiero de una empresa. Estos estados proporcionan una instantánea fiscal de una empresa durante un período definido.
    • Actas: un resumen de los procedimientos de una reunión. Un registro de las discusiones, decisiones y tareas para los asistentes y otros.

Escritura comercial persuasiva

Cuando la gente piensa en la escritura comercial, a menudo piensa en la categoría de escritura persuasiva. Estos documentos se asocian generalmente a las ventas. La escritura persuasiva puede ser directa, centrada en un elemento específico, o indirecta, centrada en el desarrollo de la relación con el cliente.

El objetivo es doble: transmitir información y convencer al lector de que la información presentada ofrece el mejor valor. El texto se redacta para impresionar al lector y hacer que se decida.

Ejemplos:

    • Propuestas: estos documentos esbozan una oferta de un producto o servicio a un cliente potencial específico. La propuesta generalmente presenta la visión general del proyecto, los beneficios, el calendario, los costes y la competencia.
    • Correo electrónico de ventas: un correo electrónico escrito a un gran número de personas para presentar un producto o servicio. Aprende a escribir un correo electrónico de ventas.
    • Comunicado de prensa: un texto escrito para periodistas y medios de comunicación que presenta una nueva información. El texto pretende persuadir al lector para que comparta el contenido a través de sus propios canales

Escritura comercial transaccional

La comunicación cotidiana entra dentro de la escritura comercial transaccional. La mayor parte de esta escritura es por correo electrónico, pero también incluye cartas oficiales, formularios y facturas. Una manera fácil de mejorar rápidamente su escritura comercial transaccional es tomar un curso en línea.

Estos documentos se utilizan para el progreso de las operaciones generales. También se utilizan para transmitir buenas y malas noticias, a menudo asociadas a los procesos de recursos humanos.

Ejemplos:

  • Correos electrónicos: documentos utilizados para comunicar rápidamente información entre el personal o los clientes en las actividades empresariales. Aprende a redactar un correo electrónico empresarial.
  • Notificación de despido: esta carta proporciona el contexto oficial y los detalles de procedimiento asociados a la terminación del empleo.

Recordatorios de estilo

Aunque el objetivo del documento varía, el núcleo de la escritura empresarial no. Aquí hay algunos recordatorios de estilo útiles.

    • La escritura profesional efectiva se escribe con una audiencia y un propósito claramente definidos en mente. Se trata de una escritura orientada a los resultados. El texto ayuda al lector a hacer o saber algo.
    • El estilo de redacción debe ser conciso, relevante y comprensible. La redacción excesiva, la jerga o la información superflua no tienen cabida en ningún tipo de escrito empresarial. Cada elemento del documento apoya la comunicación del propósito al lector.
    • Por supuesto, la buena escritura está libre de errores gramaticales y ortográficos y de información inexacta.

Cada documento de negocios cae en una de estas cuatro categorías. Al determinar la categoría, comprenderá mejor el objetivo de su documento. Este conocimiento mejorará su redacción empresarial.

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